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摘要随着经济的发展,高校学生档案越来越不受重视,于是社会上一度有要取消纸质档案的声音。本文对高校档案管理的现状进行了分析,并提出其改进方案。
关键词档案管理 学籍档案 人事档案
中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1009-0592(2010)12-272-01
一、我院档案管理的现状
(一)在校生档案部分
我校目前在读学生档案共计7141份。由于以前学生处人少任务重,在校生档案都是采用毕业前集中整理、装档的方法,将四年在校期间所有的材料,一并归档,已备毕业调档之用。这种方法的特点是,简单集中,成效快。但同时也很难规避档案不完整、不能随用随取的缺陷。例如现在04级和05级在校生的档案,如果期间发生转学、降级、退学等现象,需要按照流程调出档案的时候,缺陷就表露的更加明显了,需要在7项材料里没有顺序的分别查找,最终构成该名学生的学籍档案!一般调出一份完整的学生档案,需要至少1个小时的时间!自2006年工作开始,采用的是入学就建档,随有随装档的方式,按照年级和系别对每一名学生档案进行编号,做到学生和档案用一个编号的形式一一对应,随用随取,用时不到一分钟,虽然工作量增加了,每有一次材料就要装档一次,但是对于档案的时效性、明晰性、条理性都有了长足的改善,再面对转、降、退的现象也能从容应对!
(二)毕业生档案部分
下面我将用一组数字,来分析并说明我校毕业生档案留存的压力以及面对此种压力所提出的应对措施。
3058和1168。3058这个数字是我院目前毕业生的总数量,1168是我校毕业生档案仍然存在于学校的数量,占毕业生总数的38%。我咨询并拜访过其他院校档案馆,关于毕业生档案的留存情况,相比较得出我校毕业生档案留校比率偏高。随着毕业生人数的增加,档案积累的压力也将越来越重。档案室除了存放在校生的7141份档案外,还要承担历届毕业生的档案留校压力。继续按照这个档案留校比率计算,不出两年,现有的两间档案室,将面临空间不够的问题。其实对于毕业生本人来说,将档案存放在学校也是一件得不偿失的事。
二、档案重要性分析
毕业生中有一种比较普遍的现象对档案不了解,也不关心;甚至有的毕业几年了,可档案还在学校放着;还有的将档案放在家里,更甚者早已经不知将档案丢在什么地方,我经常能接到查询档案的电话,还有的来取档案根本不知道需要带哪些常规手续。这都说明我校毕业生对档案概念很模糊,更谈不上对档案在今后所起到的作用有多少了解了。
现在,企事业单位招聘员工,国家公务员的选拔等都要审查档案,并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要依据,另外,如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要个人的人事档案。总之,现实生活中,人事档案仍具有不可替代的作用。同时,强调一点,由于国家相关政策,规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的,其档案可免费由学校保存两年,这正是没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别。所以有些同学就误以为既然学校免费保存,就无须再到人才交流机构托管了。学校保存的只是“学籍档案”,而真正发挥作用的恰是人事档案,如转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。例如,我校00级法学系一名毕业生,04年毕业后一直将档案留在学校,08年1月18日,也就是前2天突然回学校取档案,现在上海工作,需要审核人事档案,方可转正录用。她的调档函当中明确要求,档案中要有高中,高考信息,大学在校期间的相关表现材料,成绩单,和毕业后的工作经历证明。其中毕业后的工作经历证明,是学籍档案中所没有的,必须是转换成“人事档案”才可以具备的材料。换句话解释,就是她毕业后将档案取走,放在当地的人事局或人才交流机构进行托管以后,才能对其毕业后的工作经历证明进行装档。用档案专业用语说,她从毕业开始,就存在空档现象了。如果用人单位因为追查不到她毕业后这三年半的档案情况,对她不予录用,也是无可厚非的。这名毕业生只能将学籍档案取走,单位是否同意录用,只能她本人和用人单位进行协商了。我认为如果毕业生了解这些与之利益息息相关的政策细节,一定会积极的将档案从学校取走,尽早的落到单位或相关的人才交流机构进行托管,同时也就缓解了毕业生档案留校的压力。这就需要向毕业生大力宣传并使其享有知情权,减少或避免毕业后所造成的不必要的麻烦和损失。
档案管理方面仍然需要进一步加强和不断完善,我认为主要有以下几点:
1.还未形成规范的管理模式。例如不具备网上档案查询系统。当然这需要学校多方的配合和技术支持。
2.应加强学生对档案的重视程度。认真工整的填写在校期间相关表格的资料信息。
3.应制定详细的有关档案管理的相关规定。
4.加強档案室的安全防火、防水、防蛀意识。
5.抽样性的对档案装档情况进行检查,发现问题及时改正。
以上将是今后工作的重点和需要不断完善的环节。
就目前的经济体制,社会主流思想,高校学生档案仍然有它存在的必要性。
关键词档案管理 学籍档案 人事档案
中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1009-0592(2010)12-272-01
一、我院档案管理的现状
(一)在校生档案部分
我校目前在读学生档案共计7141份。由于以前学生处人少任务重,在校生档案都是采用毕业前集中整理、装档的方法,将四年在校期间所有的材料,一并归档,已备毕业调档之用。这种方法的特点是,简单集中,成效快。但同时也很难规避档案不完整、不能随用随取的缺陷。例如现在04级和05级在校生的档案,如果期间发生转学、降级、退学等现象,需要按照流程调出档案的时候,缺陷就表露的更加明显了,需要在7项材料里没有顺序的分别查找,最终构成该名学生的学籍档案!一般调出一份完整的学生档案,需要至少1个小时的时间!自2006年工作开始,采用的是入学就建档,随有随装档的方式,按照年级和系别对每一名学生档案进行编号,做到学生和档案用一个编号的形式一一对应,随用随取,用时不到一分钟,虽然工作量增加了,每有一次材料就要装档一次,但是对于档案的时效性、明晰性、条理性都有了长足的改善,再面对转、降、退的现象也能从容应对!
(二)毕业生档案部分
下面我将用一组数字,来分析并说明我校毕业生档案留存的压力以及面对此种压力所提出的应对措施。
3058和1168。3058这个数字是我院目前毕业生的总数量,1168是我校毕业生档案仍然存在于学校的数量,占毕业生总数的38%。我咨询并拜访过其他院校档案馆,关于毕业生档案的留存情况,相比较得出我校毕业生档案留校比率偏高。随着毕业生人数的增加,档案积累的压力也将越来越重。档案室除了存放在校生的7141份档案外,还要承担历届毕业生的档案留校压力。继续按照这个档案留校比率计算,不出两年,现有的两间档案室,将面临空间不够的问题。其实对于毕业生本人来说,将档案存放在学校也是一件得不偿失的事。
二、档案重要性分析
毕业生中有一种比较普遍的现象对档案不了解,也不关心;甚至有的毕业几年了,可档案还在学校放着;还有的将档案放在家里,更甚者早已经不知将档案丢在什么地方,我经常能接到查询档案的电话,还有的来取档案根本不知道需要带哪些常规手续。这都说明我校毕业生对档案概念很模糊,更谈不上对档案在今后所起到的作用有多少了解了。
现在,企事业单位招聘员工,国家公务员的选拔等都要审查档案,并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要依据,另外,如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要个人的人事档案。总之,现实生活中,人事档案仍具有不可替代的作用。同时,强调一点,由于国家相关政策,规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的,其档案可免费由学校保存两年,这正是没有搞清“学籍档案”与“人事档案”的区别。所以有些同学就误以为既然学校免费保存,就无须再到人才交流机构托管了。学校保存的只是“学籍档案”,而真正发挥作用的恰是人事档案,如转正定级、职称评定等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。例如,我校00级法学系一名毕业生,04年毕业后一直将档案留在学校,08年1月18日,也就是前2天突然回学校取档案,现在上海工作,需要审核人事档案,方可转正录用。她的调档函当中明确要求,档案中要有高中,高考信息,大学在校期间的相关表现材料,成绩单,和毕业后的工作经历证明。其中毕业后的工作经历证明,是学籍档案中所没有的,必须是转换成“人事档案”才可以具备的材料。换句话解释,就是她毕业后将档案取走,放在当地的人事局或人才交流机构进行托管以后,才能对其毕业后的工作经历证明进行装档。用档案专业用语说,她从毕业开始,就存在空档现象了。如果用人单位因为追查不到她毕业后这三年半的档案情况,对她不予录用,也是无可厚非的。这名毕业生只能将学籍档案取走,单位是否同意录用,只能她本人和用人单位进行协商了。我认为如果毕业生了解这些与之利益息息相关的政策细节,一定会积极的将档案从学校取走,尽早的落到单位或相关的人才交流机构进行托管,同时也就缓解了毕业生档案留校的压力。这就需要向毕业生大力宣传并使其享有知情权,减少或避免毕业后所造成的不必要的麻烦和损失。
档案管理方面仍然需要进一步加强和不断完善,我认为主要有以下几点:
1.还未形成规范的管理模式。例如不具备网上档案查询系统。当然这需要学校多方的配合和技术支持。
2.应加强学生对档案的重视程度。认真工整的填写在校期间相关表格的资料信息。
3.应制定详细的有关档案管理的相关规定。
4.加強档案室的安全防火、防水、防蛀意识。
5.抽样性的对档案装档情况进行检查,发现问题及时改正。
以上将是今后工作的重点和需要不断完善的环节。
就目前的经济体制,社会主流思想,高校学生档案仍然有它存在的必要性。