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控制管理是指对企业各项管理活动在执行过程中行为的监督和约束。每个企业里都会有各种管理制度和管理方法,来确保组织内的所有人员按照预定措施来实现企业的方针目标,在新的控制管理体系中,管理者除了制定企业的管理制度、确保企业各项政令的执行外还必须重视各层级执行信息的反馈、执行过程中数据的收集、整理分析,并依此作为有效控制企业的依据,这就是控制管理过程。
一、控制管理的必要性及在企业管理中的作用
控制是企业管理的最重要职能之一,同时也是企业防范风险的必然要求。如果没有有效的控制系统,一个组织就会杂乱无章,就会离开正确的轨道,就会增大风险产生的几率。通过控制,既可检验各项工作是否按预定计划进行,并检验计划的正确性和合理性,又可调整行动或计划,使两者协调一致,从而确保企业有效运行,控制的必要性对于组织来讲就是加大对组织为实现预定目标而进行的管理过程的管控力度。
1.防范企业风险。现代社会是一个充满剧烈竞争的社会,每一个企业都面临着成功的挑战和失败的风险,对风险的管理是现代企业管理中最重要的方面。风险影响着企业生存和发展的能力,也影响其在产业中的竞争力及在市场上的声誉和形象。所有的企业,不论其规模、结构、性质或产业,其组织的不同层级都会遭遇风险,公司最高管理者必须密切注意各层级的风险,并加以控制,才能保证企业的健康发展。
2.确保企业经营目标的实现。目标的设定是管理过程的-个重要部分,虽然它不是企业控制的组成要素,但却是企业控制的要件。控制不是某个事件或某种状况,是企业经营过程的一部分,与经营过程结合在一起,使经营过程发挥其应有的功能,并监督着企业经营过程的持续进行,保证企业经营目标的实现。
3.节省不必要的开支。企业的控制管理可以控制企业不同层级管理者的行为,可以预防和消除滥用职权的可能性,从而防范了因可能的滥用职权增加的企业开支和采购成本。
4.监督授权执行过程。在公司日常业务处理中,按层级一般由股东会授权给董事会,然后再由董事会授予企业的总经理和有关管理人员执行。企业每一层的管理人员既是上级管理人员的授权客体,又是对下级管理人员授权的主体。因为企业的经营过程既涉及企业与外单位之间资产与劳务的交换,也包括企业内部资产和劳务的转移和使用。
二、企业控制管理架构缺失对企业的影响
一个组织的控制按其实施主体而言,可分为外部机构作用于组织的“外部控制”,和组织内部所具有的“内部控制”。从管理学角度看,在一个企业里,控制就是要证实是否各项工作都与已定计划相符,是否与下达的指示及已定原则相符合。控制的目的在于指出目标执行过程中的缺点和错误,以便加以纠正并避免重犯。一旦控制管理架构缺失将会对企业的正常经营产生很大的影响,甚至使企业陷入经营困境,造成巨大损失。
1.对公司主营业务的影响。公司的正常经营一定是要依靠其主营业务的正常,以及公司营销管理的正常,公司就需要建立营销管理的控制,从而达到对公司营销管理和营销人员的控制,保障公司的营销渠道和客户为公司拥有,避免公司业务被个别人员控制,这对企业是十分重要的。
2.对子公司主要领导人行为的影响。公司需要下属公司执行总公司各项管理制度,需要下属公司主要领导带领员工实现集团公司预定方针目标,由于下属公司在独立核算模式下,其主要领导人支配着授权范围内的资产,作为公司资产监督人的下属公司领导在特定的环境下需要监督就尤为重要。对企业的忠诚度和职业道德在一定的条件下是可以约束监督人的行为,但企业要靠这种信任,不加以制度的约束,显然是不行的,事实证明不管是国有企业,还是民企、私企,随着时间、位置、权力和环境的变化,人的行为是会发生变化的,其价值观和对组织的忠诚度也会发生变化,因此就要求对下属公司执行集团各项管理制度的过程进行控制,建立必要的约束机制,对监督人进行监督,否则下属公司的领导人就会独立于制度之外,游离于控制之外。这种状况一旦发生必将对企业的正常经营管理埋下隐患。
3.对公司财务管理的影响。财务管理是公司管理的主要方面,尤其对集团公司而言其涉及面广,管理幅度大,各项财务管理制度确保公司财产不受损失,确保股东利益不受侵害,因此就要加强财务管理的控制管理,确保财务制度的执行。目前集团公司及各子公司财务管理的控制和监督,仅局限于建立内部牵制制度和内部审计制度。缺少对各项制度执行的控制管理,存在企业资产不安全的隐患。例如有的公司个人欠款挂账过高,有的公司帐务处理不规范,有的公司费用支出管理无人监控等等。
4.对公司法律事务的影响。公司法律事务的管理是以预防为目的,旨在通过对企业供销、合作、担保等事务涉及的有关合同协议的评审管理来预防企业经营风险的发生,但是法律事务的管理不僅仅是各项合同协议的评审,重要的是对合同协议执行过程的控制以及授权范围内工作的控制,如果没有后续的控制,法律事务工作也只能是事后清理。
三、建立企业控制管理架构的几点思考
对企业而言,控制是最不可取消的基本限制因素。对任何组织而言必须要有管控,只有这样才能使组织成员遵循共同的行为准则。一个组织控制与管理脱节,必然会带来永无止境的冲突,使组织陷于无法节制、失去管制的困境。因此,设计一个组织的控制架构时,必须了解与分析企业的管理目标及其决策的需要。企业的管理目标,就是企业中的各级管理人员共同制定的目标,确定彼此的责任,并以此项责任来作为衡量贡献的依据。因此企业设计控制管理架构,可从以下方面考虑:
1.完善企业的控制环境。加强和完善企业控制,首先应注意企业控制环境的建设,控制环境是指企业对建立、加强或削弱企业制定的管理程序以及对其效率产生影响的各种因素。它是一种氛围,通过对控制体系的认识和理解,影响企业员工的控制意识,影响企业内部各成员实施控制的自觉性,控制不是处罚,控制是预防,控制环境直接影响到企业各项控制制度的贯彻和执行以及企业经营目标及战略目标的实现。
2.建立企业风险评估系统。环境控制和风险评估,是提高企业控制效率和效果的关键。目前企业经营外部环境变化很快,包括国家各项政策及其导向,企业间竞争也越来越激烈,企业经营风险不断提高,其内部控制的执行也深受影响。对于企业控制体系设计须从环境及其风险的分析入手。企业对内应该分析自身的优势与劣势,包括市场、行业和各项制度等,对外应该分析外界的机会和威胁,研究自己的生存机遇与威胁。因此有效的企业控制体系,才能将企业控制目标达不成的风险降至最低。
3.引导组织培养良好的行为控制习惯。企业的控制体系是确保公司指令得以实现的保障,旨在确保企业保证其组织的健康。控制管理应该涉及整个企业内的各个环节与各种职能部门,包括诸如制定、核准、授权、调节、管制、生产、安全、资产保护等等。
在企业的管理中,我们会制定很多的管理制度,这些制度执行和落实的好坏直接影响着企业的发展,企业建立控制管理架构就是对企业经营的全过程施以恰当的监控,确保企业各个层级员工遵循企业管理制度,避免企业资产出现意外损失。企业对管理的控制的不是短期内就能让企业上下都能理解的,也不是单靠企业哪一个领导人自身的要求就可以达到的。
一、控制管理的必要性及在企业管理中的作用
控制是企业管理的最重要职能之一,同时也是企业防范风险的必然要求。如果没有有效的控制系统,一个组织就会杂乱无章,就会离开正确的轨道,就会增大风险产生的几率。通过控制,既可检验各项工作是否按预定计划进行,并检验计划的正确性和合理性,又可调整行动或计划,使两者协调一致,从而确保企业有效运行,控制的必要性对于组织来讲就是加大对组织为实现预定目标而进行的管理过程的管控力度。
1.防范企业风险。现代社会是一个充满剧烈竞争的社会,每一个企业都面临着成功的挑战和失败的风险,对风险的管理是现代企业管理中最重要的方面。风险影响着企业生存和发展的能力,也影响其在产业中的竞争力及在市场上的声誉和形象。所有的企业,不论其规模、结构、性质或产业,其组织的不同层级都会遭遇风险,公司最高管理者必须密切注意各层级的风险,并加以控制,才能保证企业的健康发展。
2.确保企业经营目标的实现。目标的设定是管理过程的-个重要部分,虽然它不是企业控制的组成要素,但却是企业控制的要件。控制不是某个事件或某种状况,是企业经营过程的一部分,与经营过程结合在一起,使经营过程发挥其应有的功能,并监督着企业经营过程的持续进行,保证企业经营目标的实现。
3.节省不必要的开支。企业的控制管理可以控制企业不同层级管理者的行为,可以预防和消除滥用职权的可能性,从而防范了因可能的滥用职权增加的企业开支和采购成本。
4.监督授权执行过程。在公司日常业务处理中,按层级一般由股东会授权给董事会,然后再由董事会授予企业的总经理和有关管理人员执行。企业每一层的管理人员既是上级管理人员的授权客体,又是对下级管理人员授权的主体。因为企业的经营过程既涉及企业与外单位之间资产与劳务的交换,也包括企业内部资产和劳务的转移和使用。
二、企业控制管理架构缺失对企业的影响
一个组织的控制按其实施主体而言,可分为外部机构作用于组织的“外部控制”,和组织内部所具有的“内部控制”。从管理学角度看,在一个企业里,控制就是要证实是否各项工作都与已定计划相符,是否与下达的指示及已定原则相符合。控制的目的在于指出目标执行过程中的缺点和错误,以便加以纠正并避免重犯。一旦控制管理架构缺失将会对企业的正常经营产生很大的影响,甚至使企业陷入经营困境,造成巨大损失。
1.对公司主营业务的影响。公司的正常经营一定是要依靠其主营业务的正常,以及公司营销管理的正常,公司就需要建立营销管理的控制,从而达到对公司营销管理和营销人员的控制,保障公司的营销渠道和客户为公司拥有,避免公司业务被个别人员控制,这对企业是十分重要的。
2.对子公司主要领导人行为的影响。公司需要下属公司执行总公司各项管理制度,需要下属公司主要领导带领员工实现集团公司预定方针目标,由于下属公司在独立核算模式下,其主要领导人支配着授权范围内的资产,作为公司资产监督人的下属公司领导在特定的环境下需要监督就尤为重要。对企业的忠诚度和职业道德在一定的条件下是可以约束监督人的行为,但企业要靠这种信任,不加以制度的约束,显然是不行的,事实证明不管是国有企业,还是民企、私企,随着时间、位置、权力和环境的变化,人的行为是会发生变化的,其价值观和对组织的忠诚度也会发生变化,因此就要求对下属公司执行集团各项管理制度的过程进行控制,建立必要的约束机制,对监督人进行监督,否则下属公司的领导人就会独立于制度之外,游离于控制之外。这种状况一旦发生必将对企业的正常经营管理埋下隐患。
3.对公司财务管理的影响。财务管理是公司管理的主要方面,尤其对集团公司而言其涉及面广,管理幅度大,各项财务管理制度确保公司财产不受损失,确保股东利益不受侵害,因此就要加强财务管理的控制管理,确保财务制度的执行。目前集团公司及各子公司财务管理的控制和监督,仅局限于建立内部牵制制度和内部审计制度。缺少对各项制度执行的控制管理,存在企业资产不安全的隐患。例如有的公司个人欠款挂账过高,有的公司帐务处理不规范,有的公司费用支出管理无人监控等等。
4.对公司法律事务的影响。公司法律事务的管理是以预防为目的,旨在通过对企业供销、合作、担保等事务涉及的有关合同协议的评审管理来预防企业经营风险的发生,但是法律事务的管理不僅仅是各项合同协议的评审,重要的是对合同协议执行过程的控制以及授权范围内工作的控制,如果没有后续的控制,法律事务工作也只能是事后清理。
三、建立企业控制管理架构的几点思考
对企业而言,控制是最不可取消的基本限制因素。对任何组织而言必须要有管控,只有这样才能使组织成员遵循共同的行为准则。一个组织控制与管理脱节,必然会带来永无止境的冲突,使组织陷于无法节制、失去管制的困境。因此,设计一个组织的控制架构时,必须了解与分析企业的管理目标及其决策的需要。企业的管理目标,就是企业中的各级管理人员共同制定的目标,确定彼此的责任,并以此项责任来作为衡量贡献的依据。因此企业设计控制管理架构,可从以下方面考虑:
1.完善企业的控制环境。加强和完善企业控制,首先应注意企业控制环境的建设,控制环境是指企业对建立、加强或削弱企业制定的管理程序以及对其效率产生影响的各种因素。它是一种氛围,通过对控制体系的认识和理解,影响企业员工的控制意识,影响企业内部各成员实施控制的自觉性,控制不是处罚,控制是预防,控制环境直接影响到企业各项控制制度的贯彻和执行以及企业经营目标及战略目标的实现。
2.建立企业风险评估系统。环境控制和风险评估,是提高企业控制效率和效果的关键。目前企业经营外部环境变化很快,包括国家各项政策及其导向,企业间竞争也越来越激烈,企业经营风险不断提高,其内部控制的执行也深受影响。对于企业控制体系设计须从环境及其风险的分析入手。企业对内应该分析自身的优势与劣势,包括市场、行业和各项制度等,对外应该分析外界的机会和威胁,研究自己的生存机遇与威胁。因此有效的企业控制体系,才能将企业控制目标达不成的风险降至最低。
3.引导组织培养良好的行为控制习惯。企业的控制体系是确保公司指令得以实现的保障,旨在确保企业保证其组织的健康。控制管理应该涉及整个企业内的各个环节与各种职能部门,包括诸如制定、核准、授权、调节、管制、生产、安全、资产保护等等。
在企业的管理中,我们会制定很多的管理制度,这些制度执行和落实的好坏直接影响着企业的发展,企业建立控制管理架构就是对企业经营的全过程施以恰当的监控,确保企业各个层级员工遵循企业管理制度,避免企业资产出现意外损失。企业对管理的控制的不是短期内就能让企业上下都能理解的,也不是单靠企业哪一个领导人自身的要求就可以达到的。