浅析现代科技社团全面预算管理

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  作者简介:蔡红(1981— ),女,汉族,四川成都人,会计师。主要研究方向:财务管理。
  摘 要:企业进行全面预算管理可以有效控制成本,实现利润最大化这一目标,而科技社团进行全面预算管理,可以合理配置科技社团的各项财务资源,有利于社团的战略目标的实现。文章从科技社团的非盈利属性出发,阐述了科技社团在现代社会的作用,描述了科技社团全面预算管理的内容,研究了管理层缺乏全面预算管理的意识;缺乏执行情况分析和绩效考核;预算编制过程上随意性较大,预算下达后任意调整;编制方法不科学;预算执行刚性不足,监督力度不够;预算体系不完善这些方面的问题,并针对以上问题提出应对措施。
  关键词:非营利组织;科技社团;全面预算
  在当前全球科技革命和产业变革的交汇期,创建“世界一流科技社团”的大背景下,给科技社团社会发展带来的挑战和机遇。一流的科技社团势必要有一流的财务管理,全面预算管理是财务管理中重要的一个环节。在中国科学技术协会的领导下,全国各科技社团深化改革,不断创新发展。已经从组织相关行业科学技术工作者开展学术交流论坛为主体的业务类型逐步拓宽到包括组织学术、科普会议活动,项目咨询,成果评价、标准认定、资质认证、人才举荐、学术出版、国际交流等诸多领域。业务范围扩大势必带来管理上的系列问题,对科技社团在财务管理上也提出了新的要求。
  一、科技社团概述
  (一)科技社团内涵解读
  科技社团是人类社会发展到一定阶段的产物,是广大科技工作者基于学术自由,平等交流、互助自主机制自愿成立的柔性社会组织,具有跨行业、跨部门、跨区域、跨国界、跨学科等组织网络优势和客观公正性、地位超脱、非营利等社团属性。
  (二)科技社团在现代社会的作用
  近年来国家对科技和群团工作给予前空前的高度重视,也提出了更新更高的要求。作为科技社团应落实好中国科协的方针政策,规范学会财务管理,促进学会治理结构和治理的现代化,加速学会创新发展,推动建设一流学会。充分发挥科技社团的组织优势和作用,为科技工作者提供更好的交流平台,更好的为科技工作者服务。让我们科技工作者在交流研讨中精进业务能力,充分发挥开拓创新能力。
  二、现代科技社团全面预算管理的含义与内容
  (一)科技社团全面预算管理的含义
  科技社团全面预算是非营利组织性质的,和企业的全面预算本质区别在于不以实现营业利润为目的。科技社团预算是为实现科技社团战略发展为目标,提高预算的科学性、执行力,促进科技社团健康可持续发展为重要基础编制预算。
  在预算管理前面加上“全面”二字,主要是强调三方面的内容。首先是预算理念是全员参与,不单是财务部门的事情,需要学会上下一起协作共同编制,其次是业务范围全面覆盖,不仅是社团日常的业务活动还包括投融资活动;最后管理流程的全程跟踪,包括预算编制、审批、下达、执行、控制、调整、监督、考评等一系列活动。
  (二)科技社团全面预算的构成
  综合预算、业务预算、财务预算这三类对象共同构成科技社团总预算。全面预算管理是以这三类预算为核心编制、审批、下达、执行、控制、分析、调整、考核等关键环节进行的计划、协调、控制等一系管理活动,是一种系统性、综合性极强的现代管理模式。
  综合预算全面反映科技社团年度财务状况、经营成果、资金收支等情况,是业务预算和财务预算的综合体现。包括资产負债预算、业务活动预算、资本性收支预算等。
  业务预算是科技社团所涵盖单项业务的分类预算。包括咨询研究项目;会议活动(含学术、科普、行政等);成果评价(含成果鉴定、成果奖励)、标准认定、资质认证(含查新机构资质认定、工程教育认证和工程专业资质认证)、人才举荐(含院士推荐和青年托举项目等各类人才举荐)、学术出版(含捐赠期刊学术报告和多媒体产品出版)、继续教育、知识服务(科技信息使用费等)、捐赠、会员服务、员工培训、职工薪酬、信息化建设、固定资产购置、公务接待、国际交流等资本性与成本性收支预算。
  财务预算是科技社团主要收入和支出的分类预算。包括会费收入预算、提供服务收入预算、财政补贴专项预算、分支机构业务预算、固定资产折旧预算、利息收支预算、筹资费用预算、投资收入预算、应交税金预算、管理费用分项预算等。
  三、科技社团全面预算管理现状与问题分析
  (一)管理层缺乏全面预算管理的意识
  科技社团开展的业务活动涉及的单位和个人都比较单一,资金往来也不复杂,因此在财务管理尤其是预算管理这方面给财务人员传递出,预算可有可无,只需要把账务处理做好即可。受这种观念的影响,管理层也不重视预算工作,忽视了预算管理在科技社团发展过程中的作用。
  (二)预算体系不完善
  科技社团对预算管理的认识不足,建立的预算体系不完善,往往都是流于形式。
  (三)预算编制过程上随意性较大预算下达后任意调整
  科技社团编制预算过程中缺乏流程指导,预算编制随意,产生预算偏差任意调整,导致预算失控、形同虚设。
  (四)编制方法不科学
  科技社团编制预算一般采用增量预算法,参考上年数据再根据下年业务开展计划适当调整相关数据。导致预算在配置资源和成本控制上不能发挥其作用。
  (五)预算执行刚性不足,监督力度不够
  在年度预算下达后缺乏过程控制,预算执行没有责任到人,往往到了年底才发现部门预算指标没有完成,出现相互推诿,不了了之情况。
  (六)缺乏执行情况分析和绩效考核
  科技社团工作人员较少,年终决算往往局限在对上年数据的汇总整理分析。忽视了预算执行分析和绩效考核。
  四、完善现代科技社团全面预算管理预算的建议
  (一)首先树立全面预算的理念   在毛泽东的《论持久战》中引用“凡是预则立,不预则废”,没有事先的计划和准备,就不能获得战争的胜利。在战争中想取得胜利需要提前计划准备,在企业中想获取更多的利润需要提前安排各种计划。科技社团虽然不以盈利为最终目标,但是想要高效完成各项业务,提高资源的配置效率,也需要进行提前计划。领导层可以从不同的角度提出看法,为更好的实现科技社团战略目标提出建议。没有总的行动计划,领导决策将失去方向、缺乏标准、疏于协调。
  科技社团进行全面预算管理,通过对未来的一定时期内的业务活动和与其匹配的财务结果进行全面预算和筹划,科学、合理配置社团的各项财务资源。有利于科技社团的战略目标的实现。
  (二)建立全面预算组织架构,厘清预算“由谁来做的问题”
  系统、全面的预算管理组织体系是推行全面预算管理的前提条件,是防止预算管理失灵,编制、执行考核等各环节流于形式,预算管理能否充分发挥作用的关键所在。
  全面预算管理的组织架构通常由预算执行决策机构、预算日常工作机构、预算责任部门(执行机构)三个层面组成。预算决策机构是全面预算管理的最高权力机构,负责审议批准预算方案、预算重大调整事项。预算决策机构设立在理事会或常务理事会。预算管理日常工作机构是具体负责全面预算的编制、审核、调整、执行、考核的等工作。预算管理日常工作机构设立在预算管理办公室,科技社团因规模和人员限制,此工作机构通常由财务部门兼任。预算责任部门(执行机构)组织开展本部门预算编制工作,严格执行批准下达的预算。预算责任部门是由科技社团各个职能部门(综合部、学术部、奖励部等),和下设的全部分支机构构成。
  在预算的编制过程中,容易进入一个误区。很多人都认为预算就是财务部的事情,现实中的确有很多单位的预算是财务人员“拍脑袋拍出来的”。这样的预算就只是一个形式而已,产生不了实际意义。财务部在预算过程中只能担任一个组织者和数据汇总者角色,它既不是预算工作的决策者,也不是编制者。只有认清了自己的角色,在做预算时财务部门才会不错位、不越位。
  (三)制定全面预算的编制流程和预算调整制度
  科技社团编制预算程序可以分为:各部门及分支机构预算草案的编制与上报(“一上”);科技社团预算草案的编制与下达(“一下”);各部门及分支机构预算方案的编制与上报(“二上”);预算的批复和下达(“二下”)四个阶段。可以根据科技社团规模,人员构成特点等自身条件,调整预算编制流程。
  (1)由预算各个执行机构按照科技社团预算通知的精神和要求,根据部门(专委会)的业务活动计划编制本部门的年度预算草案。
  (2)预算管理办公室(财务部)汇总、审核。主要审核预算草案总体是否合理,勾稽关系是否正确,各项预算指标是否符合目标要求等。
  (3)财务部门对预算草案进行修改完善,经预算主管(财务主管)审批后报预算决策机构。
  (4)预算决策机构对汇总的预算草案进行平衡后形成科技社团年度预算草案。组织各业务部门进行讨论,形成预算草案的修改意见。
  (5)预算管理办公室(财务部)根据预算修改意见调整预算草案。修改完成的预算草案再次提交预算决策机构进行审核。
  (6)预算决策机构上会讨论,将审批通过后形成科技社团预算方案下达执行。
  科技社团各部门和分支机构应严格执行下达的预算方案,确保年度经营目标可控。严格控制预算外资金的支出,若未纳入预算又必须支出的经费,必须按规定履行预算调整审批程序后,纳入预算后方可执行。
  科技社团在预算执行过程中发生“重大预算偏差”的应及时向社团理事长办公会进行专题报告。重大预算偏差是指经营业务发生重大变化,导致预算发生重大偏差的,预期对预算指标影响到达下达总目标10%,或者其他预算指标无法完成的事项。
  预算一经下达,各部门分支机构不得自行调整。当预算基础和边际条件发生变化时,例如:自然灾害等不可抗力因素,国家宏观经济政策发生重大调整,发生合并分立等事项;预算发生重大偏差或者工作计划进行调整等事项,在预算执行过程中必须按照规定程序报科技社团理事长办公会审议调整。预算应当谨慎调整,调整频率应予以严格控制,年度调整一年一次为宜。
  (四)全面预算的编制方法
  企业全面预算管理中常见的编制方法有:定期预算法、滚动预算法、增量预算法、零基预算法、固定预算法、弹性预算法、项目预算法、作业预算法等。这些编制方法绝大部分都不适用不以盈利为目的的科技社团。科技社团应当本着自身的业务特点、基础数据的管理水平和各费用标准等选择适合本社团的编制方法。
  科技社团根据其特点应建立预算统筹平衡机制,实施标准成本控制,合理配置经济资源。统一标准成本,规范费用列支渠道。科技社团的标准成体系应当全面覆盖社团的各业务部门、分支机构和各类日常业务活动支出和管理支出,进而实现成本零基预算。
  科技社团预算一般根据社团制定的标准成本采用零基预算的方式编制,标准成本是核定成本预算指标和成本支出的上限标准。时间跨度长的项目预算可以考虑使用项目预算法。
  (五)加强全面预算执行过程管控
  建立预算执行过程的监督分析制度,提高预算管理对业务的把控能力。分项预算应责任到人,避免发生流于形式互相推诿的情况。
  预算执行进行过程控制评价。通过分期预算控制调整后期工作重点,避免预算和工作进度产生不同步情形。若发偏差应及时上报部门领导,讨论解决方案,以便后期工作顺利开展。
  科技社团可采用计分方式,从定量和定性两个维度,结合本社团自身特点构建考核指标。重点建立预算偏差考核制度。预算重大偏差一般分为以下三种情况:
  ①对于发生可能导致预算重大偏差的重大事项未按规定报告,且预算指标未完成考核目标的,相应定量指标不得分,并在定性评价时适扣分。②对于发生可能导致预算重大偏差的重大事项未按规定报告,但预算指标完成考核目标的,定量指标评价时根据重大偏对考核指标的累计影响程度,扣减该考核指标的5%-30%,并在定性评价时适扣分。③对于发生可能导致预算重大偏差的重大事项已按规定报告,且预算指标未完成考核目标的,根据偏差事项的性质确定,如确实属于客观因素造成的,可在考核时剔除该事项的影响后计算预算指标的完成值。充分发挥定量和定性指标的优势。
  (六)编制预算执行情况分析报告和考核报告,建立预算考核和绩效奖惩方案
  通过实际数和预算数对比计算出差异后,分析差异原因,提出改进建议。考核报告肯定成绩,指出问题,寻找原因,为科技社团年终部门考核和个人考核提供依据。建立预算考核和绩效奖惩方案,使预算和绩效有机结合,使预算管理充分发挥功效,为科技社团实现战略目标保驾护航。
  五、结语
  国家在十四五规划中明确提出:把科技自立自强作为国家发展的战略支撑,加快建设科技强国。科技社团面临着挑战和机遇,在积极推动各项业务创新发展的同时,社团的财务也应跟上发展的步伐。在此背景下搭建全面预算管理体系在科技社团发展中具有重要意义。
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