近日，IDC联合理光发布了一个关于企业文印管理的白皮书，称文档流程不完善可导致企业业务风险。IDC对来自美国、加拿大、英国、法国、德国、澳大利亚、中国、日本的超过500名的员工进行了调查。
　　企业为了降低成本正在逐渐削减用于降低风险的文档业务流程的支出，例如：业务连续性/风险评估、业务监控、合规/审计流程。
　　但是，IDC的调查却显示，75.9%的企业因此而承受了业务风险，其中：36.2%的企业未能满足合规性要求，30.2%的企业失去了关键员工，24.9%的企业失去了主要客户，24.8%的企业有一个严重的违规，20.4%的企业被审计，19.1%的企业遭受了重大的公关危机。
　　理光呼吁企业应花费更多时间去了解和改进企业内部流程，并且建议企业将它们的投资方向转移到最不完善的通常与企业风险直接相关的文档流程上。
　　因为IDC的调查发现，流程去纸化并不一定能够提高企业效率，企业在重新设计决定性流程时依旧过于依赖内部员工。
　　IDC白皮书指出：“通常而言，流程越不完善，企业用于改进它们的投资就越少。因此，虽然风险规避和其它无效流程也获得一定的投资，但相比其它流程却越来越少。事实上，它们应该获得更多关注，以减少其对企业安全的影响。”
　　幸运的是，一半以上的被调查者表示，改进企业的规范服从、风险规避和管理文档流程将有助于降低在业务监控、规范服从、信息安全和业务连续性上的风险。理光用于改进此类文档流程的方法包括：定义理想状态，并制订一个包含关键衡量指标和关键性能指标的计划；搭建一个与业务目标和客户期望相匹配的新的信息基础设施；开展活动，向最终用户宣传新流程，提高他们的认知。
　　通过为全球各地的企业提供服务，理光了解到一个破碎、低效和无效的业务流程将使企业面临巨大的财务风险。此项研究调查了企业所使用的23个业务流程。前四个最低效流程的其中三个是：业务连续性、风险评估、业务监控和合规审计流程，而所有这些流程都是为了管理风险。
　　理光全球市场部、商业服务中心副总经理Sergio Kato表示：“对于企业发展很重要的一点是，企业必须采用一套整体方案来全面了解它们的信息基础设施，了解何处需要改进，并与一位经验丰富、能够帮助其提高流程效率的合作伙伴开展合作。对于合规、审计、业务连续性流程等理论上旨在减少风险的流程而言，针对各项改进进行持续监督、评估和投资对企业而言更为重要。我们的研究显示，很多企业并没有这样做。因此，我们呼吁企业关注这个日益严峻的问题，以防范更大的风险。”
　　理光公司总裁兼首席执行官近藤史郎表示：“理光正在加大投资，帮助客户实施安全信息基础设施解决方案，提高企业的灵敏度、响应能力和生产率。我们将通过现场和非现场支持帮助客户将精力集中于能够产生收入的业务。”
　　理光坚信，选择一个在重新设计流程方面拥有丰富经验的合作伙伴有助于获得一个更加广阔和务实的视野，并大幅减少降低风险所需的工作量和资源。他们可以与客户开展合作，确保投资能够真正实现以下改进：业务关键型信息以正确的格式、在正确的时间、向正确的人安全交付。
　　理光的文档管理服务（Managed Document Services，MDS）计划正在运用这些最佳实践帮助世界各地的理光客户提升业绩。理光MDS文档管理服务是MPS文档打印服务的扩展与改进，旨在提供与整个文档管理生命周期有关的三种基本功能，即输入（input）、处理（throughput）和输出（output）。
　　理光MDS文档管理服务以流程、人员、技术和创新为基础，旨在优化核心业务流程，实现持续改进，致力于帮助企业组织更好地管理和利用信息，通过灵活的合作伙伴策略提高企业业绩。在专家建议以及经过实践检验的计划和变更管理策略的协助下，服务管理将成为控制打印和文档服务项目的中流砥柱。