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档案利用是档案工作的最终目的，也是档案工作实现自身社会价值的必然途径。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确提出要深化和拓展档案利用服务，进一步提高用户认知度和用户满意度。作为党校开展各项工作的真实记录和存储中央、省市重要文献资料及全省干部培训资料的重要宝库，省级党校的档案工作是党校党政、教学、科研、管理等获取全方位信息利用服务的基本保障。但重管理、轻利用，档案需求不断增长与开发利用不够充分的矛盾依旧存在，并随着网络、信息技术的快速发展和信息观念的不断更新日益凸显。以天津市委党校为视角，通过挖掘和分析省级党校档案利用服务中存在的问题，提出切实可行的对策来强化党校档案的利用服务功能，将“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，是当前省级党校档案工作的重要职责和使命。
一、天津市委党校档案工作的基本情况介绍
天津市委党校是天津市党员领导干部培训的主渠道、主阵地，也是服务政府和地方经济社会发展的重要智库。天津市委党校拥有大量的文件资料档案、行政档案和教学科研档案。据调研，天津市委党校现有档案17129卷，共计27840件。其中永久保存的9298卷，共计11996件;长期保存的9711卷，共计9840件;短期保存的有273卷，共计8157件。档案类别涵盖党政类、教学类、科研类、出版类、基建类、设备类、会计类、照片类、音像类、实物类、磁性类和中央、市委的文件资料类等12大类。
党校领导非常重视档案工作。党校设有专门放置各类档案的档案室、校史展示室和日常服务档案查询的接待室。档案的日常管理、维护和查询服务也有专门人员负责。目前，为配合“智慧校园”和“高质量红色学府”的建设目标，党校档案工作也在“智慧校园”总体建设规划的统一部署下逐步推进信息化和数字化，并在今年机关数字档案示范单位的评选中以96.6分的高分成为天津市第二家机关数字档案室示范单位。
二、天津市委党校档案开发利用工作中存在的问题
从整体看，党校的档案种类、数量较多，收集和整理工作井然有序，信息化、数字化建设也在逐步推进。但从细处来看，特别是档案的开发利用服务来看，情况却不容乐观。
（一）档案的利用主体单一，利用率低
党校档案工作主要为全校和区县党校的全体教师提供档案查询服务。但在调研中发现，许多老师包括本校的老师并不知道档案室的具体办公地点，也不清楚档案室能够提供哪些服务。目前，档案的利用主体多是之前在党校或是区党校接受函授教育或在职研究生教育的学员，查询的档案内容和范围也多是教学类的学历验证查询。档案的功能基本停留在“存”上，即档案的收集、整理和保管上，“展”和“用”的功能都较低，没有发挥档案为教学、科研、资政提供信息支撑和辅助的功能。
（二）提供的档案利用形式单一
随着计算机和移动网络的普及和应用，人们获取信息的渠道和交流信息的方式都发生了巨大的变化，手机和电脑越来越成为人们获取信息的主要途径。党校虽然已实行无纸化办公，有自己的专有网站，但提供档案查询的方式却非常落后，只有到校查询一种，没有开辟如网络或微信等民众更加青睐的新型查询方式。档案管理的模式也沿用传统的实体档案管理模式，依旧采用备案卷目录、全引目录、专题卡片等检索工具进行人工调阅检索。因此，在天津市大规模排查干部学历的工作中，党校的档案查阅服务一时难以应对近十二万五千份的干部学历查验需求，即使加班加点、紧急增调人手也天天出现严重的排队等候和不能临近预约等现象，一些档案资料在被反复调阅的过程中也出现了不可避免的磨损和损坏等情况。
（三）档案信息化建设滞后，信息资源不互通
随着网络和信息技术的快速发展，无纸化办公、无纸化交易越来越普遍，档案工作也正经历从纸质到电子，从实体到数据，从手工操作到信息化、智能化操作，从档案资源分散利用到联网共享的变革过程。档案信息化、數字化就是这个变革中的必经过程。当前，伴随智慧校园的总体部署，党校已制定档案数字化建设规划。但由于制定时间较晚，档案数量太多，人手严重不足，档案经费有限等诸多因素影响，目前档案数字化工作只能对教学类档案中的学历信息进行扫描和录入，信息化建设也只能进行学历查询系统的开发。其他类别的电子档案资源不仅不能实现多部门间的互联互通和实时的在线归档、在线移交与接收，在移交时还要将电子档案打印成纸质档案才能完成归档和存储工作。
（四）服务意识欠缺，档案资源开发不足
档案工作具有很强的服务属性。党校历来重视档案的保密和管理工作，严格遵照保密条例限制文件的查阅资格和范围。但并不是所有档案资料都有这个限制。受传统档案封闭和半封闭管理模式的影响，党校对档案利用工作重视不足，缺乏对档案利用的基本宣传和主动服务、主动开发的意识。除了档案人员，党校的教职工对档案的印象都比较模糊，只知道许多档案有密级，查阅手续不仅繁琐，还要承担泄密的风险，几乎没人会去关注和查阅档案。这就造成党校大量的档案资源 “存而无用”，既没有专业人员的系统开发，也不能通过教师的智慧转化成活的信息和有价值的谏言。档案的利用服务基本处于“等客上门”的被动状态，档案深层次的价值没有被挖掘出来。受此影响，党校的教职工在日常工作中也没有养成分类整理和分类归档的习惯，许多本应留存的重要信息被随手丢弃或处理，一些检查用的表格反倒被整理成册，作为重要的资源归档建档。
三、提高党校档案开发利用服务的现实路径
（一）加大宣传力度，强化档案意识
档案利用是档案工作的核心，想要提高档案利用率，就要先做好档案的宣传和服务工作。作为档案的主管部门，档案室要主动承担起档案的宣传责任，既要强化自身的服务意识，做到主动宣传、主动服务、“引客上门”，也要学会借脑、借力、借势宣传。一方面，可以和党校的网络部、校史办、图书馆等部门合作，借助党校自身的网站优势和智慧校园的建设规划，在党校网站的主页、微信主页和校史馆、图书馆的醒目位置设置档案专栏，既积极宣传档案工作，也提供档案在线查询服务，帮助大家逐渐消除对档案的神秘感和距离感，提高档案在党校的关注度和影响力。另一方面，要扩大档案的宣传渠道，丰富宣传形式和内容。可以借助讲座、档案展示、档案日、现场咨询、微信每日推送、院校专刊、微视频等形式积极宣传党校档案的收集、整理、保管、查询使用和注意事项，帮助大家了解和掌握档案的归档建档、查询使用和保密要求，不断提高党校全体教职员工整体的档案意识和档案法制意识。 （二）加快信息化建设，用活用好档案资源
档案信息化能够实现档案信息及时全面、简单快速的收集和转化，节省归档建档查档时间，减少档案人员的重复劳动，便与加工利用，方便查找提取，不仅可以极大丰富可收集利用的档案资源，确保档案的准确性和完好度，也便于档案的开发利用和成果的快速成型。当前，党校正处在 “智慧校园”的建设期，档案信息化一定要利用好这个机会，主动推动党校档案工作的转型升级。一方面，主动和天津市档案局寻求合作，充分利用对方的信息化技术、设备和经验，共同开发和利用党校的档案资源，并结合党校实际制定一套能够支撑档案管理和服务的信息化管理制度，不断推动党校档案资源的信息化、数字化。同时以院校或档案局咨政课题的形式出资支持和鼓励教师主动开发和利用党校的档案资源，在不违背档案保密条例的基础上，尽可能地将党校的档案资源转化成教学或科研资源，不断推动“死档案”向“活信息”“ 档案库”向“思想库”的转化。另一方面，要面向全体教职员工和学员开发诸如网页版、微信版、手机APP等可以随时随地在线查询和下载打印的档案在线服务形式，方便教师和学员多途径地获取想要的档案信息。同时，充分运用VR/AR技术或具有3D感互动界面的网络多媒体技术全方位、多角度的展现党校档案的开发成果，在提高档案利用服务的趣味性、体验性、互动性的同时不断吸引和挖掘党校档案的潜在利用主体。
（三）构建档案管理系统，从源头整合档案资源
党校的档案工作一般由办公室牵头，组织人事处、教务处、科研处、学员处等多个职能部门共同负责。平时，各个部门的档案信息互不分享，彼此独立，只有年底归档时，各个职能部门才会依照学校的统一部署将纸质档案交由档案室统一管理，电子档案依旧由各个职能部门自己留存。档案重复收集、重复建立的现象在所难免，档案资源呈现“各自为政”的信息孤岛状态。特别是当前，随着移动互联网和无纸化办公的普及和应用，党校电子文件的产生速度和产生数量都急剧增加，电子档案的利用需求不断增多，但档案重复收集、重复建立，无处查询、查询不便的问题却更加突出。只有构建和开发党校档案管理系统和档案信息数据库，从源头上整合党校的档案资源，实现档案资源的共建共享，才能解决党校档案信息资源“各自为政”“存而不用”的问题。首先，要建立全省统一的档案管理系统，打通各个职能部门和省区县党校的档案信息联系渠道，由档案管理系统自动完成各个职能部门和党校零散电子文件的收集和整合。党校和各个职能部门要密切配合，确定好档案管理系统的专用人员，严格依照档案管理系统的要求广泛收集，及时上传档案信息，尽可能的做到应收尽收、全面覆盖，应传尽传、及时规范。其次，要系统开发党校档案信息数据库，统一实现电子档案的集中存储、分类管理和数据共享，共同推动党校档案信息的存量数字化、增量电子化和利用网络化。
（四）強化档案队伍建设，为档案信息化、数字化提供智力支持
党校专门从事档案工作的专业人员较少，除了长期负责档案管理的两名老师外，其他档案人员多是从其他部门临时借调过来帮忙进行学员学历认证工作的轮值人员，人员数量和轮值时间都不固定。而长期负责档案管理的两名老师除了档案工作外，还要兼顾其他工作。这也是党校档案数字化进程较慢，档案服务形式单一的主要原因。做好档案工作，关键在人。当前，党校档案工作急需熟悉档案知识、计算机操作、网络维护和数据库知识的复合型人才来为党校档案信息化和数字化提供智力支持和运行保障。因此，党校必须要高度重视档案队伍建设，积极通过校内岗位调整或是公开招聘等形式，广泛吸纳既热爱档案事业又熟悉计算机、信息网络技术的专业型、复合型人才来充实党校的档案队伍。同时，党校要不断加强档案人员的继续教育、思想教育和专业培训工作，不断提升现有专兼职档案队伍的职业素养和职业技能，进一步强化“以人为本、服务为先”的档案发展原则，通过定人，定编、定岗、定计划的方式进一步明确和细化档案人员的职责分工，不断提升党校利用服务的能力和水平。
四、结语
档案利用是档案工作的根本目的和价值，既是推动档案工作不断向前发展最有力的、最活跃的因素，也是检验整个档案工作诸方面好、坏、优、劣的测试标尺和客观标准。只有真正重视档案开发利用工作，认真分析查找并切实解决影响档案开发利用和满足档案需求不断增长的深层次原因，深入挖掘党校档案资源的巨大潜能 ，才能促进党校档案的开发利用，充分发挥党校档案的资源优势和服务社会、服务民众、服务教科咨的基础性和支撑性作用。
基金项目：2018年天津市档案调研课题“中共天津市委党校档案管理中需求与开发利用研究”阶段性成果
（作者单位：中共天津市委党校）
一、天津市委党校档案工作的基本情况介绍
天津市委党校是天津市党员领导干部培训的主渠道、主阵地，也是服务政府和地方经济社会发展的重要智库。天津市委党校拥有大量的文件资料档案、行政档案和教学科研档案。据调研，天津市委党校现有档案17129卷，共计27840件。其中永久保存的9298卷，共计11996件;长期保存的9711卷，共计9840件;短期保存的有273卷，共计8157件。档案类别涵盖党政类、教学类、科研类、出版类、基建类、设备类、会计类、照片类、音像类、实物类、磁性类和中央、市委的文件资料类等12大类。
党校领导非常重视档案工作。党校设有专门放置各类档案的档案室、校史展示室和日常服务档案查询的接待室。档案的日常管理、维护和查询服务也有专门人员负责。目前，为配合“智慧校园”和“高质量红色学府”的建设目标，党校档案工作也在“智慧校园”总体建设规划的统一部署下逐步推进信息化和数字化，并在今年机关数字档案示范单位的评选中以96.6分的高分成为天津市第二家机关数字档案室示范单位。
二、天津市委党校档案开发利用工作中存在的问题
从整体看，党校的档案种类、数量较多，收集和整理工作井然有序，信息化、数字化建设也在逐步推进。但从细处来看，特别是档案的开发利用服务来看，情况却不容乐观。
（一）档案的利用主体单一，利用率低
党校档案工作主要为全校和区县党校的全体教师提供档案查询服务。但在调研中发现，许多老师包括本校的老师并不知道档案室的具体办公地点，也不清楚档案室能够提供哪些服务。目前，档案的利用主体多是之前在党校或是区党校接受函授教育或在职研究生教育的学员，查询的档案内容和范围也多是教学类的学历验证查询。档案的功能基本停留在“存”上，即档案的收集、整理和保管上，“展”和“用”的功能都较低，没有发挥档案为教学、科研、资政提供信息支撑和辅助的功能。
（二）提供的档案利用形式单一
随着计算机和移动网络的普及和应用，人们获取信息的渠道和交流信息的方式都发生了巨大的变化，手机和电脑越来越成为人们获取信息的主要途径。党校虽然已实行无纸化办公，有自己的专有网站，但提供档案查询的方式却非常落后，只有到校查询一种，没有开辟如网络或微信等民众更加青睐的新型查询方式。档案管理的模式也沿用传统的实体档案管理模式，依旧采用备案卷目录、全引目录、专题卡片等检索工具进行人工调阅检索。因此，在天津市大规模排查干部学历的工作中，党校的档案查阅服务一时难以应对近十二万五千份的干部学历查验需求，即使加班加点、紧急增调人手也天天出现严重的排队等候和不能临近预约等现象，一些档案资料在被反复调阅的过程中也出现了不可避免的磨损和损坏等情况。
（三）档案信息化建设滞后，信息资源不互通
随着网络和信息技术的快速发展，无纸化办公、无纸化交易越来越普遍，档案工作也正经历从纸质到电子，从实体到数据，从手工操作到信息化、智能化操作，从档案资源分散利用到联网共享的变革过程。档案信息化、數字化就是这个变革中的必经过程。当前，伴随智慧校园的总体部署，党校已制定档案数字化建设规划。但由于制定时间较晚，档案数量太多，人手严重不足，档案经费有限等诸多因素影响，目前档案数字化工作只能对教学类档案中的学历信息进行扫描和录入，信息化建设也只能进行学历查询系统的开发。其他类别的电子档案资源不仅不能实现多部门间的互联互通和实时的在线归档、在线移交与接收，在移交时还要将电子档案打印成纸质档案才能完成归档和存储工作。
（四）服务意识欠缺，档案资源开发不足
档案工作具有很强的服务属性。党校历来重视档案的保密和管理工作，严格遵照保密条例限制文件的查阅资格和范围。但并不是所有档案资料都有这个限制。受传统档案封闭和半封闭管理模式的影响，党校对档案利用工作重视不足，缺乏对档案利用的基本宣传和主动服务、主动开发的意识。除了档案人员，党校的教职工对档案的印象都比较模糊，只知道许多档案有密级，查阅手续不仅繁琐，还要承担泄密的风险，几乎没人会去关注和查阅档案。这就造成党校大量的档案资源 “存而无用”，既没有专业人员的系统开发，也不能通过教师的智慧转化成活的信息和有价值的谏言。档案的利用服务基本处于“等客上门”的被动状态，档案深层次的价值没有被挖掘出来。受此影响，党校的教职工在日常工作中也没有养成分类整理和分类归档的习惯，许多本应留存的重要信息被随手丢弃或处理，一些检查用的表格反倒被整理成册，作为重要的资源归档建档。
三、提高党校档案开发利用服务的现实路径
（一）加大宣传力度，强化档案意识
档案利用是档案工作的核心，想要提高档案利用率，就要先做好档案的宣传和服务工作。作为档案的主管部门，档案室要主动承担起档案的宣传责任，既要强化自身的服务意识，做到主动宣传、主动服务、“引客上门”，也要学会借脑、借力、借势宣传。一方面，可以和党校的网络部、校史办、图书馆等部门合作，借助党校自身的网站优势和智慧校园的建设规划，在党校网站的主页、微信主页和校史馆、图书馆的醒目位置设置档案专栏，既积极宣传档案工作，也提供档案在线查询服务，帮助大家逐渐消除对档案的神秘感和距离感，提高档案在党校的关注度和影响力。另一方面，要扩大档案的宣传渠道，丰富宣传形式和内容。可以借助讲座、档案展示、档案日、现场咨询、微信每日推送、院校专刊、微视频等形式积极宣传党校档案的收集、整理、保管、查询使用和注意事项，帮助大家了解和掌握档案的归档建档、查询使用和保密要求，不断提高党校全体教职员工整体的档案意识和档案法制意识。 （二）加快信息化建设，用活用好档案资源
档案信息化能够实现档案信息及时全面、简单快速的收集和转化，节省归档建档查档时间，减少档案人员的重复劳动，便与加工利用，方便查找提取，不仅可以极大丰富可收集利用的档案资源，确保档案的准确性和完好度，也便于档案的开发利用和成果的快速成型。当前，党校正处在 “智慧校园”的建设期，档案信息化一定要利用好这个机会，主动推动党校档案工作的转型升级。一方面，主动和天津市档案局寻求合作，充分利用对方的信息化技术、设备和经验，共同开发和利用党校的档案资源，并结合党校实际制定一套能够支撑档案管理和服务的信息化管理制度，不断推动党校档案资源的信息化、数字化。同时以院校或档案局咨政课题的形式出资支持和鼓励教师主动开发和利用党校的档案资源，在不违背档案保密条例的基础上，尽可能地将党校的档案资源转化成教学或科研资源，不断推动“死档案”向“活信息”“ 档案库”向“思想库”的转化。另一方面，要面向全体教职员工和学员开发诸如网页版、微信版、手机APP等可以随时随地在线查询和下载打印的档案在线服务形式，方便教师和学员多途径地获取想要的档案信息。同时，充分运用VR/AR技术或具有3D感互动界面的网络多媒体技术全方位、多角度的展现党校档案的开发成果，在提高档案利用服务的趣味性、体验性、互动性的同时不断吸引和挖掘党校档案的潜在利用主体。
（三）构建档案管理系统，从源头整合档案资源
党校的档案工作一般由办公室牵头，组织人事处、教务处、科研处、学员处等多个职能部门共同负责。平时，各个部门的档案信息互不分享，彼此独立，只有年底归档时，各个职能部门才会依照学校的统一部署将纸质档案交由档案室统一管理，电子档案依旧由各个职能部门自己留存。档案重复收集、重复建立的现象在所难免，档案资源呈现“各自为政”的信息孤岛状态。特别是当前，随着移动互联网和无纸化办公的普及和应用，党校电子文件的产生速度和产生数量都急剧增加，电子档案的利用需求不断增多，但档案重复收集、重复建立，无处查询、查询不便的问题却更加突出。只有构建和开发党校档案管理系统和档案信息数据库，从源头上整合党校的档案资源，实现档案资源的共建共享，才能解决党校档案信息资源“各自为政”“存而不用”的问题。首先，要建立全省统一的档案管理系统，打通各个职能部门和省区县党校的档案信息联系渠道，由档案管理系统自动完成各个职能部门和党校零散电子文件的收集和整合。党校和各个职能部门要密切配合，确定好档案管理系统的专用人员，严格依照档案管理系统的要求广泛收集，及时上传档案信息，尽可能的做到应收尽收、全面覆盖，应传尽传、及时规范。其次，要系统开发党校档案信息数据库，统一实现电子档案的集中存储、分类管理和数据共享，共同推动党校档案信息的存量数字化、增量电子化和利用网络化。
（四）強化档案队伍建设，为档案信息化、数字化提供智力支持
党校专门从事档案工作的专业人员较少，除了长期负责档案管理的两名老师外，其他档案人员多是从其他部门临时借调过来帮忙进行学员学历认证工作的轮值人员，人员数量和轮值时间都不固定。而长期负责档案管理的两名老师除了档案工作外，还要兼顾其他工作。这也是党校档案数字化进程较慢，档案服务形式单一的主要原因。做好档案工作，关键在人。当前，党校档案工作急需熟悉档案知识、计算机操作、网络维护和数据库知识的复合型人才来为党校档案信息化和数字化提供智力支持和运行保障。因此，党校必须要高度重视档案队伍建设，积极通过校内岗位调整或是公开招聘等形式，广泛吸纳既热爱档案事业又熟悉计算机、信息网络技术的专业型、复合型人才来充实党校的档案队伍。同时，党校要不断加强档案人员的继续教育、思想教育和专业培训工作，不断提升现有专兼职档案队伍的职业素养和职业技能，进一步强化“以人为本、服务为先”的档案发展原则，通过定人，定编、定岗、定计划的方式进一步明确和细化档案人员的职责分工，不断提升党校利用服务的能力和水平。
四、结语
档案利用是档案工作的根本目的和价值，既是推动档案工作不断向前发展最有力的、最活跃的因素，也是检验整个档案工作诸方面好、坏、优、劣的测试标尺和客观标准。只有真正重视档案开发利用工作，认真分析查找并切实解决影响档案开发利用和满足档案需求不断增长的深层次原因，深入挖掘党校档案资源的巨大潜能 ，才能促进党校档案的开发利用，充分发挥党校档案的资源优势和服务社会、服务民众、服务教科咨的基础性和支撑性作用。
基金项目：2018年天津市档案调研课题“中共天津市委党校档案管理中需求与开发利用研究”阶段性成果
（作者单位：中共天津市委党校）