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摘要：计算机应用于档案管理在我国已经有三十多年的历史，计算机作为档案管理的重要手段和技術，推进档案实体保管向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务的转变和档案信息化建设。、
关键词：计算机；档案管理；信息化
1 计算机技术应用于档案管理概述
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
因此，为了实现档案管理不同文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强档案管理综合应用计算机技术的研究，进行档案管理的综合化管理。
2 计算机应用档案管理准备工作
从现有的技术条件和需求出发，计算机在档案工作中的应用，主要是编目和检索两个方面。要实现这两方面的应用，必须首先对档案文件进行预处理，它包括：
2.1 依据档案文件或案卷的内部特征和外部特征，将其中具有检索意义的各个信息摘出，制成档案的二次文献卡，它是文件中有用信息的集合。这样一个对文件或案卷的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程称作著录。著录是信息输入计算机的前提。目前，全文存贮，有赖于高密度的存贮介质，如光盘、缩微胶片等，在这些存贮技术尚不能应用之前，必须首先将档案文件加工处理成二次文献，输入计算机，实现非全文的线索检索。著录质量的高低，直接影响到检索结果的好坏。
2.2 通过对档案原文的审读和分析，确定文件的主题内容，并用规范化的主题词，将其主题内容表达出来。这样一个用主题词来标识文件或案卷的主题内容的过程称为主题标引。
档案检索的全过程包括档案信息的存贮和检索两个方面。档案信息的存贮指编制检索工具和建立检索系统；档案检索指利用这些检索工具和检索系统来查找所需的档案。当存贮档案信息时，档案标引人员要把档案文件的主题内容分析出来，使之形成代表文件主题的概念，并选择主题词，把这个概念标识出来。然后，纳入检索工具和检索系统。当检索档案时，档案检索人员也应首先对检索的课题进行主题分析，把它所涉及的检索范围确定下来，使之形成若干能代表检索目的的概念，并把这些概念转换成主题词。随后，从检索工具和检索系统中查找正是用该主题词标引的档案文件，从而找到利用者所需的档案文件。由此可见，主题词是沟通存贮和检索这些两个过程以及标引人员和检索人员双方思想的桥梁。
对档案文件进行主题标引，必须依据统一的档案主题标引规则进行，它是个需要花费大量劳动、付出很多时间的工程。因此，必须在引进计算机前着手这方面工作，否则，计算机将因等待输入数据而无法顺利运行。
档案工作者是信息工作者，在当今的信息社会中不懂信息的现代化处理，必定寸步难行。因此，应当通过举办各种讲座、分期分批培训以及通过自学等多种形式，提高计算机应用的水平和能力，适应档案管理新形势的需要。
3档案信息化的实质
档案信息化可理解为是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础，以档案信息的资源化为主导，以实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程。这一描述包括以下3个过程：一是以现代信息技术在档案工作领域广泛而实际的有效利用来作为技术应用过程；二是将档案“信息化”中的“信息”通过各种方法、手段进行整合、开发、使之“资源化”并为社会广泛使用的转“化”过程；三是将档案信息化逐步纳入到整个社会信息化之中的发展过程。
综上可以看出，档案信息化具有以下两方面涵义：一方面，档案信息化是一种社会发展形态，是档案工作发展到某一特定社会进程的概念描述，而不是某一时刻的结果。在这一过程中，档案信息化在其自身发展过程中涉及社会的各个方面，因此，要把其作为整个社会信息化进程中的一个方面或是缩影来看待，它属于社会信息化中的应用性工程之一；另一方面，档案信息化又是一个不断完善和发展的过程，在这一过程中信息技术的发展与广泛应用是推动档案信息化进程的动力，开发与有效利用档案信息资源的能力，进而实现资源共享是目的，为此，这一过程需要多种社会力量的参与和良好的档案工作内部条件和外在环境。总之，档案信息化作为一个运动过程，它是一个动态概念，它的内涵在不同的历史发展阶段会呈现出不同的特点。
档案信息化中的“信息”实质上指的是“档案信息资源”。它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础，也就是说，我们要运用一定的技术手段，创造适宜的社会条件，将其视为一种社会资源加以开发和利用。从深层意义上说，档案信息化就是给人们对档案“资源”利用提供一种非常有效的手段，使人们能以更快更便捷的方式获得并传递这一“信息资源”，实现真正意义上的信息利用社会化，这也就是档案信息化的实质问题所在。这一问题的实现需要具备以下要素：
①档案信息资源作为档案信息化活动的基本资源，在量的积累上要达到一定高度，经过整合之后能普遍地应用于社会生活的各个领
域，且能产生并创造出越来越多的物质与精神财富是档案信息化的基础；
②信息技术在档案工作实践领域的有效利用，使档案信息能够实现技术意义上的资源化(数字化)是实现档案信息化的前提；
③档案信息观的普遍提高是社会各方面广泛利用档案信息资源，实现档案信息化的重要条件。
档案信息化的核心是档案信息资源的建设，在档案信息资源建设量的积累过程中，使档案信息不断“资源化”是档案工作追求的价值目标。
4推进档案信息化建设
档案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等几个个方面：
基础设施建设。主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。计算机网络按照网络连接的距离可分为局域网、广域网和互联网等三种类型。
档案信息资源建设。主要包括两大方面，一是现有馆藏档案（包括纸质档案、缩微胶片的景像、录音档案和录像档案等）的数字化；二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。
标准规范建设。这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等；业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准等；技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。
应用系统建设和人才队伍建设。应用系统建设是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。人才队伍建设档案信息化的成功之本。要始终把提高人的素质放在第一位，加强对计算机网络技术等方面的培训。档案信息化建设必须以人为本，并坚持把档案数据库作为核心要素来抓。
关键词：计算机；档案管理；信息化
1 计算机技术应用于档案管理概述
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
因此，为了实现档案管理不同文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强档案管理综合应用计算机技术的研究，进行档案管理的综合化管理。
2 计算机应用档案管理准备工作
从现有的技术条件和需求出发，计算机在档案工作中的应用，主要是编目和检索两个方面。要实现这两方面的应用，必须首先对档案文件进行预处理，它包括：
2.1 依据档案文件或案卷的内部特征和外部特征，将其中具有检索意义的各个信息摘出，制成档案的二次文献卡，它是文件中有用信息的集合。这样一个对文件或案卷的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程称作著录。著录是信息输入计算机的前提。目前，全文存贮，有赖于高密度的存贮介质，如光盘、缩微胶片等，在这些存贮技术尚不能应用之前，必须首先将档案文件加工处理成二次文献，输入计算机，实现非全文的线索检索。著录质量的高低，直接影响到检索结果的好坏。
2.2 通过对档案原文的审读和分析，确定文件的主题内容，并用规范化的主题词，将其主题内容表达出来。这样一个用主题词来标识文件或案卷的主题内容的过程称为主题标引。
档案检索的全过程包括档案信息的存贮和检索两个方面。档案信息的存贮指编制检索工具和建立检索系统；档案检索指利用这些检索工具和检索系统来查找所需的档案。当存贮档案信息时，档案标引人员要把档案文件的主题内容分析出来，使之形成代表文件主题的概念，并选择主题词，把这个概念标识出来。然后，纳入检索工具和检索系统。当检索档案时，档案检索人员也应首先对检索的课题进行主题分析，把它所涉及的检索范围确定下来，使之形成若干能代表检索目的的概念，并把这些概念转换成主题词。随后，从检索工具和检索系统中查找正是用该主题词标引的档案文件，从而找到利用者所需的档案文件。由此可见，主题词是沟通存贮和检索这些两个过程以及标引人员和检索人员双方思想的桥梁。
对档案文件进行主题标引，必须依据统一的档案主题标引规则进行，它是个需要花费大量劳动、付出很多时间的工程。因此，必须在引进计算机前着手这方面工作，否则，计算机将因等待输入数据而无法顺利运行。
档案工作者是信息工作者，在当今的信息社会中不懂信息的现代化处理，必定寸步难行。因此，应当通过举办各种讲座、分期分批培训以及通过自学等多种形式，提高计算机应用的水平和能力，适应档案管理新形势的需要。
3档案信息化的实质
档案信息化可理解为是以现代信息技术在档案工作领域的实际运用为基础，以档案信息的资源化为主导，以实现资源共享为目的推动档案工作发展的进步过程。这一描述包括以下3个过程：一是以现代信息技术在档案工作领域广泛而实际的有效利用来作为技术应用过程；二是将档案“信息化”中的“信息”通过各种方法、手段进行整合、开发、使之“资源化”并为社会广泛使用的转“化”过程；三是将档案信息化逐步纳入到整个社会信息化之中的发展过程。
综上可以看出，档案信息化具有以下两方面涵义：一方面，档案信息化是一种社会发展形态，是档案工作发展到某一特定社会进程的概念描述，而不是某一时刻的结果。在这一过程中，档案信息化在其自身发展过程中涉及社会的各个方面，因此，要把其作为整个社会信息化进程中的一个方面或是缩影来看待，它属于社会信息化中的应用性工程之一；另一方面，档案信息化又是一个不断完善和发展的过程，在这一过程中信息技术的发展与广泛应用是推动档案信息化进程的动力，开发与有效利用档案信息资源的能力，进而实现资源共享是目的，为此，这一过程需要多种社会力量的参与和良好的档案工作内部条件和外在环境。总之，档案信息化作为一个运动过程，它是一个动态概念，它的内涵在不同的历史发展阶段会呈现出不同的特点。
档案信息化中的“信息”实质上指的是“档案信息资源”。它是档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础，也就是说，我们要运用一定的技术手段，创造适宜的社会条件，将其视为一种社会资源加以开发和利用。从深层意义上说，档案信息化就是给人们对档案“资源”利用提供一种非常有效的手段，使人们能以更快更便捷的方式获得并传递这一“信息资源”，实现真正意义上的信息利用社会化，这也就是档案信息化的实质问题所在。这一问题的实现需要具备以下要素：
①档案信息资源作为档案信息化活动的基本资源，在量的积累上要达到一定高度，经过整合之后能普遍地应用于社会生活的各个领
域，且能产生并创造出越来越多的物质与精神财富是档案信息化的基础；
②信息技术在档案工作实践领域的有效利用，使档案信息能够实现技术意义上的资源化(数字化)是实现档案信息化的前提；
③档案信息观的普遍提高是社会各方面广泛利用档案信息资源，实现档案信息化的重要条件。
档案信息化的核心是档案信息资源的建设，在档案信息资源建设量的积累过程中，使档案信息不断“资源化”是档案工作追求的价值目标。
4推进档案信息化建设
档案信息化建设主要包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等几个个方面：
基础设施建设。主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器，以及操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等，其核心是计算机网络。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。计算机网络按照网络连接的距离可分为局域网、广域网和互联网等三种类型。
档案信息资源建设。主要包括两大方面，一是现有馆藏档案（包括纸质档案、缩微胶片的景像、录音档案和录像档案等）的数字化；二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。
标准规范建设。这是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式等；业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准等；技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水印、加密算法等。
应用系统建设和人才队伍建设。应用系统建设是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。人才队伍建设档案信息化的成功之本。要始终把提高人的素质放在第一位，加强对计算机网络技术等方面的培训。档案信息化建设必须以人为本，并坚持把档案数据库作为核心要素来抓。