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企业管理者和人力资源从业者在进行年终总结时,总是会对居高不下的人员流动率感到困惑。通常情况下,离职率被看作是体现管理水平的一项重要标志,体现出了人力资源管理工作的成败。管理者在做离职分析时,直觉地会想到以下原因:企业文化适应性、与上级领导及同事的合作性、未来职业规划、薪资福利待遇等。然而,其中的一个因素——真实工作预览,却常常被忽视,而这个因素正与离职率有着密切的关系。
真实工作预览(Realistic Job Preview,以下简称RJP),是上世纪80年代美国学者提出的招聘概念,是指企业在招聘过程中,需要通过职位描述等书面资料、手册、影音文件或面对面的交流方式,向应聘者传递关于现实工作职位的全面信息,既包括职位的积极面,也应包括职位的消极面。通常,在企业的招聘过程中,为了引起关注,企业更多地展示工作职位积极方面的信息,甚至夸大职位信息本身。但是,等到新员工入职,进入现实岗位开始工作后,却发现有诸多与事先承诺相悖的情形,因为预期与现实的差距,从而导致试用期内离职现象的发生。这种情况,不管是对企业还是对个人,都意味着时间、人力和财力方面的损失。因此,在招聘过程中,向应聘者传递实际的工作内容信息,是很重要的。来自于企业的现场研究表明,真实工作预览能够提升员工的信任、工作满意度,是降低离职率的有效举措之一。
一、RJP的作用机制
从保留员工的心理机制角度上,学者们总结出了RJP可能存在的五种作用机制:自我选择作用、期望调整作用、选择承诺作用、应对困难作用和提升角色清晰度的作用。
1.自我选择作用
目标候选人在接受真实工作预览后,首先会基于职位的匹配度做自我评价和筛选,知道自己能否胜任工作职责,对未来可能面临的困难是否有能力应对和解决。若感觉自己合适,将留下来,反之,会主动退出。如此,留下来的人都能同时接受职位的积极信息和消极信息,在以后的工作过程中,因职位的消极信息而离职的可能性就非常小。
2.期望调整作用
新员工在加盟企业之前,会对企业产生初步印象,对工作机会也会有一定的预期。这种印象和预期是脑海里想象出来的,有些理想化,不是很符合实际。当现实和预期产生差异时,会造成员工的心理落差和冲击。缓解这种冲击的有效方法是调整个人的期望值,可以通过在洽谈聘用意向函时,深入沟通真实工作预览来实现。
3.选择承诺作用
人们在做选择或决定时,掌握的信息越全面和充分,对自己的承诺就越富有责任感。应聘者做出是否接受聘用的职业选择时,若能通过适当的渠道,充分了解到职位方方面面的信息,认识到企业管理的人性化和对员工的忠诚相待,未来会更加坚守自己做出的承诺,不轻易放弃自己的选择,忠于自己的本职工作岗位,更加信任自己的组织,离职的可能性更小。
4.应对困难作用
在陈述真实工作预览的过程中,不仅要描述积极、吸引人的条件和情况,也需交待未来将面临的困难和挑战。应聘者了解一些消极方面后,会提前做好心理准备,产生一定的焦虑感,这种感觉将促使应聘者寻找应对的措施和解决问题的方法,避免以后面临真实情境措手不及,陷入复杂问题中无以应对。
5.角色清晰度提升作用
新员工到任新岗位,都希望明确工作内容和职责范围。角色越清晰,员工的工作积极性越高,成就感也相应增强。真实工作预览向应聘者提供职位的详尽信息,具体的工作描述和职责,其入职后将更明确自己的角色职责,在工作过程当中体验到价值感和成就感,将更令员工满意,形成良性循环,为公司创造更多价值,达成双赢。
二、如何在企业中设计使用RJP
企业需要了解RJP在人力资源招聘环节中的益处,并加以应用与实施。下面笔者将简单介绍RJP的设计过程和具体操作运用。具体而言,RJP的设计主要包括:采集信息、设计内容、选择媒介和信息传递者这四个步骤。
1.采集信息
信息采集包括工作职位信息和企业信息。职位信息具体涵盖工作内容、职责范围、提供的薪资待遇情况、晋升机会、汇报关系,以及岗位要求的知识、经验、技能、到岗时间等;公司信息涉及到公司发展历史和前景、组织结构与文化特点、人文环境以及所在部门和项目情况介绍。信息采集方式可通过问卷调查和访谈的方法完成。发放问卷调查可以在短时间内大范围收集相关信息,并通过统计分析处理数据结果。若要获得更详细、深入、独特的信息,需预约相关部门人员进行深度访谈采集。
2.设计内容
内容设计需从采集来的信息中按需提取相关信息,真实工作预览需要同时拥有积极和消极方面的信息。在内容设计时,就要相应整理出来,积极方面包括为公司创造价值方面的重要性、职业规划路径、发展前景和具有市场竞争力的薪酬待遇等;消极方面包括由于服务国外客户,工作时间有些特殊,需要倒时差上班、出差和加班频率等。
3.选择媒介和信息传递者
常见的媒介方式有书面资料、影音文件和面对面交流。这三种方式中,比较容易操作和适用性比较强的是面对面交流;而其他两种方式,一方面信息容易过时,或需要更新影响信息真实的有效性,另一方面需要库存空间,带来日常资产管理方面的要求和问题。面对面的交流比较容易实现,传递的信息形象、及时,沟通充分,易于对方理解透彻。
如何选择信息的传达者?是工作人员还是外部专业人员更合适?内部工作人员对工作内容非常了解,但也有局限性,达不到掌握所有信息的标准,且作为公司的人员,难免存在个人主观情感偏向性,不够客观。对于外部合作伙伴,虽然能作为第三方客观描述职位信息,但是对公司和职位情况掌握有限,容易出现信息不对称的情况。相比较而言,选择内部人员作为信息传达者更多。
在引入RJP的过程中,始终需要明确的是:真实工作预览会促进人才吸引,并非与吸引人才相悖。真实工作预览能反映现实工作情境和内容,体现企业对外的公开透明度,增强员工对企业的信任度和忠诚度,并且真实工作预览淘汰了与职位不匹配的求职者,留下来的是实际符合公司需要的人才。所以,从这个意义上讲,真实工作预览不仅仅降低了企业的离职率,更重要的是,提升了人力资源招聘的效率。
(作者单位:广州软通动力信息技术有限公司)
真实工作预览(Realistic Job Preview,以下简称RJP),是上世纪80年代美国学者提出的招聘概念,是指企业在招聘过程中,需要通过职位描述等书面资料、手册、影音文件或面对面的交流方式,向应聘者传递关于现实工作职位的全面信息,既包括职位的积极面,也应包括职位的消极面。通常,在企业的招聘过程中,为了引起关注,企业更多地展示工作职位积极方面的信息,甚至夸大职位信息本身。但是,等到新员工入职,进入现实岗位开始工作后,却发现有诸多与事先承诺相悖的情形,因为预期与现实的差距,从而导致试用期内离职现象的发生。这种情况,不管是对企业还是对个人,都意味着时间、人力和财力方面的损失。因此,在招聘过程中,向应聘者传递实际的工作内容信息,是很重要的。来自于企业的现场研究表明,真实工作预览能够提升员工的信任、工作满意度,是降低离职率的有效举措之一。
一、RJP的作用机制
从保留员工的心理机制角度上,学者们总结出了RJP可能存在的五种作用机制:自我选择作用、期望调整作用、选择承诺作用、应对困难作用和提升角色清晰度的作用。
1.自我选择作用
目标候选人在接受真实工作预览后,首先会基于职位的匹配度做自我评价和筛选,知道自己能否胜任工作职责,对未来可能面临的困难是否有能力应对和解决。若感觉自己合适,将留下来,反之,会主动退出。如此,留下来的人都能同时接受职位的积极信息和消极信息,在以后的工作过程中,因职位的消极信息而离职的可能性就非常小。
2.期望调整作用
新员工在加盟企业之前,会对企业产生初步印象,对工作机会也会有一定的预期。这种印象和预期是脑海里想象出来的,有些理想化,不是很符合实际。当现实和预期产生差异时,会造成员工的心理落差和冲击。缓解这种冲击的有效方法是调整个人的期望值,可以通过在洽谈聘用意向函时,深入沟通真实工作预览来实现。
3.选择承诺作用
人们在做选择或决定时,掌握的信息越全面和充分,对自己的承诺就越富有责任感。应聘者做出是否接受聘用的职业选择时,若能通过适当的渠道,充分了解到职位方方面面的信息,认识到企业管理的人性化和对员工的忠诚相待,未来会更加坚守自己做出的承诺,不轻易放弃自己的选择,忠于自己的本职工作岗位,更加信任自己的组织,离职的可能性更小。
4.应对困难作用
在陈述真实工作预览的过程中,不仅要描述积极、吸引人的条件和情况,也需交待未来将面临的困难和挑战。应聘者了解一些消极方面后,会提前做好心理准备,产生一定的焦虑感,这种感觉将促使应聘者寻找应对的措施和解决问题的方法,避免以后面临真实情境措手不及,陷入复杂问题中无以应对。
5.角色清晰度提升作用
新员工到任新岗位,都希望明确工作内容和职责范围。角色越清晰,员工的工作积极性越高,成就感也相应增强。真实工作预览向应聘者提供职位的详尽信息,具体的工作描述和职责,其入职后将更明确自己的角色职责,在工作过程当中体验到价值感和成就感,将更令员工满意,形成良性循环,为公司创造更多价值,达成双赢。
二、如何在企业中设计使用RJP
企业需要了解RJP在人力资源招聘环节中的益处,并加以应用与实施。下面笔者将简单介绍RJP的设计过程和具体操作运用。具体而言,RJP的设计主要包括:采集信息、设计内容、选择媒介和信息传递者这四个步骤。
1.采集信息
信息采集包括工作职位信息和企业信息。职位信息具体涵盖工作内容、职责范围、提供的薪资待遇情况、晋升机会、汇报关系,以及岗位要求的知识、经验、技能、到岗时间等;公司信息涉及到公司发展历史和前景、组织结构与文化特点、人文环境以及所在部门和项目情况介绍。信息采集方式可通过问卷调查和访谈的方法完成。发放问卷调查可以在短时间内大范围收集相关信息,并通过统计分析处理数据结果。若要获得更详细、深入、独特的信息,需预约相关部门人员进行深度访谈采集。
2.设计内容
内容设计需从采集来的信息中按需提取相关信息,真实工作预览需要同时拥有积极和消极方面的信息。在内容设计时,就要相应整理出来,积极方面包括为公司创造价值方面的重要性、职业规划路径、发展前景和具有市场竞争力的薪酬待遇等;消极方面包括由于服务国外客户,工作时间有些特殊,需要倒时差上班、出差和加班频率等。
3.选择媒介和信息传递者
常见的媒介方式有书面资料、影音文件和面对面交流。这三种方式中,比较容易操作和适用性比较强的是面对面交流;而其他两种方式,一方面信息容易过时,或需要更新影响信息真实的有效性,另一方面需要库存空间,带来日常资产管理方面的要求和问题。面对面的交流比较容易实现,传递的信息形象、及时,沟通充分,易于对方理解透彻。
如何选择信息的传达者?是工作人员还是外部专业人员更合适?内部工作人员对工作内容非常了解,但也有局限性,达不到掌握所有信息的标准,且作为公司的人员,难免存在个人主观情感偏向性,不够客观。对于外部合作伙伴,虽然能作为第三方客观描述职位信息,但是对公司和职位情况掌握有限,容易出现信息不对称的情况。相比较而言,选择内部人员作为信息传达者更多。
在引入RJP的过程中,始终需要明确的是:真实工作预览会促进人才吸引,并非与吸引人才相悖。真实工作预览能反映现实工作情境和内容,体现企业对外的公开透明度,增强员工对企业的信任度和忠诚度,并且真实工作预览淘汰了与职位不匹配的求职者,留下来的是实际符合公司需要的人才。所以,从这个意义上讲,真实工作预览不仅仅降低了企业的离职率,更重要的是,提升了人力资源招聘的效率。
(作者单位:广州软通动力信息技术有限公司)