论文部分内容阅读
企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分,是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。近年来,企业档案工作积极探索新思路、新方法,不断完善管理方式和管理手段,在加强档案安全保管、推进档案信息化和改善馆藏条件等方面取得明显成绩,有力地推动了档案事业的发展。
一、企业档案管理现状
随着经济工作的全面发展,企业档案工作取得了骄人的业绩和长足的进步,但与企业的发展相比,依然存在着诸多问题。主要有:
1、服务意识薄弱,档案信息资源的开发利用工作力度不够
提供利用档案有三种方式:一是提供利用档案原件,这是较为常见的一种方式;二是提供利用档案复制件代替原件使用;三是根据档案内容综合编写参考资料、编史修志,即档案的编研工作。然而在实际工作当中,企业机关档案工作只是进行了档案的归档、整理和保管,档案的服务也只是停留在“你来查阅、我来调卷”的浅层次服务上,工作很是被动,深层次的档案信息开发工作、资源整合与编研工作却没能开展起来,档案信息未能很好地转化为生产力,社会、企业对档案的认知程度依然很低,档案信息资源的社会效益和经济效益还没有得到应有的发挥和展现。
2、档案室馆藏良莠不齐,鉴定工作未能很好地开展
档案管理规定:为了更好地保管有保存价值的档案,应将失去保存价值的档案剔除销毁,分清玉石,去粗存精,突出重点,提高馆藏档案的质量,从而有效的发挥档案的作用。在通常情况下,多数企业的档案一经进馆,就不再离开档案室,有些档案早已失去了保存价值,利用率几乎为零,长期处于闲置状况,库容严重爆满,而新形成的具有保存价值的档案或无法接收进馆,或没有很好的保管条件。造成这一现象的主要原因就是档案的鉴定工作开展不力,没有明确组织负责这项工作的领导和专业的档案鉴定、销毁机构。
3、档案分散管理,无法做到资源共享
“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用”。这是指导档案工作的基本原则。就一个企业来讲,本企业形成的需要长远保存的全部档案应由企业档案管理部门集中统一管理,不得由各业务部门或科室分散管理,更不能由个人据为私有,以维护企业档案全宗的完整性,从而有效地保证档案的安全。目前,一些企业的干部档案、工人档案、基建档案、财会档案等多由各部门自行保管,有的无人管理,有的配备了专(兼)职档案人员,管理水平参差不齐,无法保证档案的完整、安全,无法实现资源共享,也不能满足利用者优质、快捷的服务要求。
4、管理设施落后,库房条件不能满足档案保管的要求
保存档案的目的不是为了谋求利益,获得利润,而是为了造福于人类,这就决定了档案工作效益最终大多体现为社会效益,而这也就决定档案事业的发展相对于经济的发展要滞后一些。所以多数企业档案机构并没有专项经费,档案管理设施相对落后,保管条件恶劣,不能很好的保存档案,延长档案的使用寿命,给国家、社会和企业造成了无法弥补的损失。
5、档案人员知识老化、更换频繁,管理工作不能持续进行
档案工作是一项服务性、政治性、科学管理性的工作,加强和发展档案事业,必须配备一支既热爱本职工作,又有一定能力和专长的;既能掌握最新科学技术,又能熟知档案业务知识的专业的档案干部队伍。而许多单位配备的档案人员多是年龄偏大,或文化水平较低,档案管理专业知识匮乏。企业改制后,各单位机构合并、人员精简,人员的频繁更换使得档案的收集、整理工作不能完整、持续地进行,不能准确、及时的归档,有些档案或丢失、残缺不全,或散落在各科室甚至是个人手中,给社会和单位今后的利用工作造成困难。
二、企业档案工作的发展方向
为了维护企业档案全宗的完整性,更好地开展档案工作,更好地实施企业档案工作业务建设规范标准,企业档案工作的发展方向应该是整合现有资源,建立综合档案管理机构,即企业档案管理中心。
具体讲,其优势体现在:
1、建立企业机关档案管理中心,能做到人员专业化、经费专项化、设备专门化、管理科学化。建立企业档案管理中心,人员趋于稳定,专职性强,便于长效管理,各门类的档案得以规范运作和均衡发展,从而全面提高企业档案整体专业化管理水平,拓展档案部门的发展空间,使企业机关档案管理模式迅速向具有集约化、科学化、社会化和规模化的方向转化,实现资源的有效配置。
2、建立机关档案管理中心,符合档案工作数字化、网络化发展的趋势,能够最大限度地实现档案信息资源共享。将原来若干个“小而全”的机关档案室以纵向或横向的方式联合起来,构建一个由档案馆藏数字化、档案业务流程标准化和档案提供利用网络化三部分组成的立体式的企业数字档案管理系统,成为一个综合性的现代化的档案管理机构,并将档案工作的现代化与企业的信息化有机结合,同步发展,成为企业信息化的一个重要组成部分;利用现代化的管理手段对馆藏档案信息资源进行有效地分析、综合,建立档案信息库,充分发挥档案信息资源的凭证依据作用,真正实现档案信息资源共享,并为今后电子文件网络传输做好准备。
总之,档案工作要落实科学发展观,以创新为动力,拓展服务功能,不断增强工作发展的全面性、协调性和可持续性。就要积极配合国家和企业的中心工作,建立新的档案管理模式,充分利用档案管理中心的综合优势,完善档案信息化基础设施,加大档案数字资源建设的力度,为企业和社会提供多层次、多方面、更实用、更有效、更准确的档案信息和优质、高效的服务。
一、企业档案管理现状
随着经济工作的全面发展,企业档案工作取得了骄人的业绩和长足的进步,但与企业的发展相比,依然存在着诸多问题。主要有:
1、服务意识薄弱,档案信息资源的开发利用工作力度不够
提供利用档案有三种方式:一是提供利用档案原件,这是较为常见的一种方式;二是提供利用档案复制件代替原件使用;三是根据档案内容综合编写参考资料、编史修志,即档案的编研工作。然而在实际工作当中,企业机关档案工作只是进行了档案的归档、整理和保管,档案的服务也只是停留在“你来查阅、我来调卷”的浅层次服务上,工作很是被动,深层次的档案信息开发工作、资源整合与编研工作却没能开展起来,档案信息未能很好地转化为生产力,社会、企业对档案的认知程度依然很低,档案信息资源的社会效益和经济效益还没有得到应有的发挥和展现。
2、档案室馆藏良莠不齐,鉴定工作未能很好地开展
档案管理规定:为了更好地保管有保存价值的档案,应将失去保存价值的档案剔除销毁,分清玉石,去粗存精,突出重点,提高馆藏档案的质量,从而有效的发挥档案的作用。在通常情况下,多数企业的档案一经进馆,就不再离开档案室,有些档案早已失去了保存价值,利用率几乎为零,长期处于闲置状况,库容严重爆满,而新形成的具有保存价值的档案或无法接收进馆,或没有很好的保管条件。造成这一现象的主要原因就是档案的鉴定工作开展不力,没有明确组织负责这项工作的领导和专业的档案鉴定、销毁机构。
3、档案分散管理,无法做到资源共享
“档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用”。这是指导档案工作的基本原则。就一个企业来讲,本企业形成的需要长远保存的全部档案应由企业档案管理部门集中统一管理,不得由各业务部门或科室分散管理,更不能由个人据为私有,以维护企业档案全宗的完整性,从而有效地保证档案的安全。目前,一些企业的干部档案、工人档案、基建档案、财会档案等多由各部门自行保管,有的无人管理,有的配备了专(兼)职档案人员,管理水平参差不齐,无法保证档案的完整、安全,无法实现资源共享,也不能满足利用者优质、快捷的服务要求。
4、管理设施落后,库房条件不能满足档案保管的要求
保存档案的目的不是为了谋求利益,获得利润,而是为了造福于人类,这就决定了档案工作效益最终大多体现为社会效益,而这也就决定档案事业的发展相对于经济的发展要滞后一些。所以多数企业档案机构并没有专项经费,档案管理设施相对落后,保管条件恶劣,不能很好的保存档案,延长档案的使用寿命,给国家、社会和企业造成了无法弥补的损失。
5、档案人员知识老化、更换频繁,管理工作不能持续进行
档案工作是一项服务性、政治性、科学管理性的工作,加强和发展档案事业,必须配备一支既热爱本职工作,又有一定能力和专长的;既能掌握最新科学技术,又能熟知档案业务知识的专业的档案干部队伍。而许多单位配备的档案人员多是年龄偏大,或文化水平较低,档案管理专业知识匮乏。企业改制后,各单位机构合并、人员精简,人员的频繁更换使得档案的收集、整理工作不能完整、持续地进行,不能准确、及时的归档,有些档案或丢失、残缺不全,或散落在各科室甚至是个人手中,给社会和单位今后的利用工作造成困难。
二、企业档案工作的发展方向
为了维护企业档案全宗的完整性,更好地开展档案工作,更好地实施企业档案工作业务建设规范标准,企业档案工作的发展方向应该是整合现有资源,建立综合档案管理机构,即企业档案管理中心。
具体讲,其优势体现在:
1、建立企业机关档案管理中心,能做到人员专业化、经费专项化、设备专门化、管理科学化。建立企业档案管理中心,人员趋于稳定,专职性强,便于长效管理,各门类的档案得以规范运作和均衡发展,从而全面提高企业档案整体专业化管理水平,拓展档案部门的发展空间,使企业机关档案管理模式迅速向具有集约化、科学化、社会化和规模化的方向转化,实现资源的有效配置。
2、建立机关档案管理中心,符合档案工作数字化、网络化发展的趋势,能够最大限度地实现档案信息资源共享。将原来若干个“小而全”的机关档案室以纵向或横向的方式联合起来,构建一个由档案馆藏数字化、档案业务流程标准化和档案提供利用网络化三部分组成的立体式的企业数字档案管理系统,成为一个综合性的现代化的档案管理机构,并将档案工作的现代化与企业的信息化有机结合,同步发展,成为企业信息化的一个重要组成部分;利用现代化的管理手段对馆藏档案信息资源进行有效地分析、综合,建立档案信息库,充分发挥档案信息资源的凭证依据作用,真正实现档案信息资源共享,并为今后电子文件网络传输做好准备。
总之,档案工作要落实科学发展观,以创新为动力,拓展服务功能,不断增强工作发展的全面性、协调性和可持续性。就要积极配合国家和企业的中心工作,建立新的档案管理模式,充分利用档案管理中心的综合优势,完善档案信息化基础设施,加大档案数字资源建设的力度,为企业和社会提供多层次、多方面、更实用、更有效、更准确的档案信息和优质、高效的服务。