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摘要：档案数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案数字化在档案管理和使用中发挥着重要作用。目前，我们的主要任务是加强宏观规划，推动一体化的档案信息网络的创建、分阶段推进档案数字化进程、加强档案数字化基础建设。
关键词： 数字化档案作用和任务
中图分类号：P231.5 文献标识码：A文章编号：
Abstract: the digital construction of archives tide is the development of The Times, to adapt to the new measures, the new requirements. Digital files in the file management and use plays an important role. At present, our main task is to strengthen the macroscopic planning, and promote the integration of archives information network to create and points of digital archives process, stage strengthen file digital infrastructure.
Key Words: digital；files； function and task
前言：随着社会信息化进程的加快,信息已经成为人类社会活动和经济活动的必要资源。信息技术的高速发展和推广应用使得信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一。而档案做为一种原生的信息资源,其重要性正日益凸显出来,档案数字化建设是信息技术发展的必然需求,另一方面国家对信息资源开发重视程度的提高推动了档案数字化建设发展。
1.对档案数字化的认识
档案信息数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案信息。数字化的好处是检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全。
它是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。目前，电子政务、办公自动化广泛应用，机关和企事业单位迫切需要与办公自动化衔接，实现电子文件归档、管理和纸质档案数字化加工处理。功能齐全的档案管理系统，是衡量档案应用单位信息化程度的一大标志，涵盖档案征集、归档、著录、审核、统计、查询、编目、办公OA、多媒体播放、数字化加工、OCR识别、光盘制作、全文检索、数据备份与恢复、服务利用、数据库管理等业务。信息管理系统的上线与应用，使档案管理工作发生深刻的变革。
2.档案数字化的主要作用
2.1 档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。
2.2 档案数字化能有效地保护档案原件。代替原件使用，保护档案原件；⑵ 数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏；⑶ 恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。
2.3 档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享；⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案；⑶“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。
2.4 档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病，信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。
2.5 档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。
3.现阶段档案数字化的主要任务
3.1 加强宏观规划，推动一體化的档案信息网络的创建。创建一体化档案信息网络是档案数字化的物质基础，是实现更大范围内档案信息资源共享的必然趋势，更是建设和发展数字档案馆的“前奏”。一是建立专门的档案数字化、一体化、网络化协调组织机构，组织国家档案信息网络的总体设计与技术攻关，加强档案信息网络一体化的宏观管理；二是研究、选择档案信息一体化网络的具体的组织与实现方式。
3.2 分阶段推进档案数字化进程。档案数字化是由传统档案馆向数字档案馆转变的过程，它不可能一蹴而就，有一个转变过程。一般来说，它需要经历三个发展阶段：第一是档案馆工作自动化阶段，包括档案自动编目和检索、档案自动标引、计算机局域网与档案信息共享。第二是单个档案馆的数字化阶段，核心是馆藏档案的数字化并上网。第三是联合数字档案馆阶段，即通过网络互联技术，将个体数字档案馆联合起来，实现数字化信息共享。
现阶段，我们应该加紧档案数字化标准的制订；加强馆际之间的合作，通过分工，开发出各有特色的丰富实用的档案数据库，提供计算机网络；加强档案信息网站的建设，一方面扩大上网档案馆的数量，另一方面提高档案馆上网的质量，在网络技术、特色服务、网上档案资源开发、网上档案馆形象等方面实实在在下功夫，从而更好地推动档案数字化建设。
3.3 加强档案数字化基础建设。技术基础建设和人才基础建设是最重要的建设。在技术基础方面，要加快建立现代化的通讯设施，还要加强档案数字化技术的研究开发、应用与推广。在人才基础方面，要根据档案数字化建设的需要，吸引一批具有现代科技知识的专业人才；通过建设数字档案馆，培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、数字档案经营与管理等方面的专业人才；对现有档案人员进行业务和科技知识培训；在高校中加强数字档案管理人才的培养。通过上述种种途径，尽早造就一支高素质复合型的档案人才队伍，为档案数字化建设提供最根本的人才支持。
参考资料：
1、项文新等：《数字时代的档案计算机管理》《档案学通讯》2000年第4期。
2、刘荣：《数字档案馆的功能机器实现技术》《档案学研究》2002年第3期。
关键词： 数字化档案作用和任务
中图分类号：P231.5 文献标识码：A文章编号：
Abstract: the digital construction of archives tide is the development of The Times, to adapt to the new measures, the new requirements. Digital files in the file management and use plays an important role. At present, our main task is to strengthen the macroscopic planning, and promote the integration of archives information network to create and points of digital archives process, stage strengthen file digital infrastructure.
Key Words: digital；files； function and task
前言：随着社会信息化进程的加快,信息已经成为人类社会活动和经济活动的必要资源。信息技术的高速发展和推广应用使得信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一。而档案做为一种原生的信息资源,其重要性正日益凸显出来,档案数字化建设是信息技术发展的必然需求,另一方面国家对信息资源开发重视程度的提高推动了档案数字化建设发展。
1.对档案数字化的认识
档案信息数字化就是把纸质文档通过扫描、录入信息到计算机数据库中，以计算机存储档案信息。数字化的好处是检索快捷方便、容易实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全。
它是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。目前，电子政务、办公自动化广泛应用，机关和企事业单位迫切需要与办公自动化衔接，实现电子文件归档、管理和纸质档案数字化加工处理。功能齐全的档案管理系统，是衡量档案应用单位信息化程度的一大标志，涵盖档案征集、归档、著录、审核、统计、查询、编目、办公OA、多媒体播放、数字化加工、OCR识别、光盘制作、全文检索、数据备份与恢复、服务利用、数据库管理等业务。信息管理系统的上线与应用，使档案管理工作发生深刻的变革。
2.档案数字化的主要作用
2.1 档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。
2.2 档案数字化能有效地保护档案原件。代替原件使用，保护档案原件；⑵ 数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏；⑶ 恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。
2.3 档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享；⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案；⑶“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。
2.4 档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病，信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。
2.5 档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。
3.现阶段档案数字化的主要任务
3.1 加强宏观规划，推动一體化的档案信息网络的创建。创建一体化档案信息网络是档案数字化的物质基础，是实现更大范围内档案信息资源共享的必然趋势，更是建设和发展数字档案馆的“前奏”。一是建立专门的档案数字化、一体化、网络化协调组织机构，组织国家档案信息网络的总体设计与技术攻关，加强档案信息网络一体化的宏观管理；二是研究、选择档案信息一体化网络的具体的组织与实现方式。
3.2 分阶段推进档案数字化进程。档案数字化是由传统档案馆向数字档案馆转变的过程，它不可能一蹴而就，有一个转变过程。一般来说，它需要经历三个发展阶段：第一是档案馆工作自动化阶段，包括档案自动编目和检索、档案自动标引、计算机局域网与档案信息共享。第二是单个档案馆的数字化阶段，核心是馆藏档案的数字化并上网。第三是联合数字档案馆阶段，即通过网络互联技术，将个体数字档案馆联合起来，实现数字化信息共享。
现阶段，我们应该加紧档案数字化标准的制订；加强馆际之间的合作，通过分工，开发出各有特色的丰富实用的档案数据库，提供计算机网络；加强档案信息网站的建设，一方面扩大上网档案馆的数量，另一方面提高档案馆上网的质量，在网络技术、特色服务、网上档案资源开发、网上档案馆形象等方面实实在在下功夫，从而更好地推动档案数字化建设。
3.3 加强档案数字化基础建设。技术基础建设和人才基础建设是最重要的建设。在技术基础方面，要加快建立现代化的通讯设施，还要加强档案数字化技术的研究开发、应用与推广。在人才基础方面，要根据档案数字化建设的需要，吸引一批具有现代科技知识的专业人才；通过建设数字档案馆，培养一批档案资源加工与管理、系统开发与维护、知识产权使用与保护、数字档案经营与管理等方面的专业人才；对现有档案人员进行业务和科技知识培训；在高校中加强数字档案管理人才的培养。通过上述种种途径，尽早造就一支高素质复合型的档案人才队伍，为档案数字化建设提供最根本的人才支持。
参考资料：
1、项文新等：《数字时代的档案计算机管理》《档案学通讯》2000年第4期。
2、刘荣：《数字档案馆的功能机器实现技术》《档案学研究》2002年第3期。