当今社会,信息技术已被广泛应用于社会各行各业,在高职院校的日常管理和运营工作中,信息化建设工作已是其自身建设过程的重要组成部分,更是适应高职教育长久发展的必然选择,提升信息化建设水平对高职院校行政管理、教育教学等工作有着尤为重要的意义。随着学校规模扩大、学生生源竞争日趋激烈,学校越来越重视办公效率提高。传统的工作方式已不能适应当前需要,亟需要一套完善支持院校职工群体协作、快速传递信息、快速决策的信息系统,通过系统的应用,为学校管理建立一种开放化、网络化、高效率的办公环境。本文讨论了国内外办公自动化发展现状及趋势,分析了云南经贸外事职业学院行政办公相关业务中存在问题、信息化需求,在此基础上,提出了优化后的业务流程,进而研究和分析了适用于该学院的行政办公管理系统。确定了公文办理(收、发公文)、会议管理、公章管理、公车用车管理、日常办公用品管理等系统功能模块,结合UML建模语言,采用活动图、用例图、包图、缩略类图、实体关系图等对业务流程、系统功能及数据进行描述,并设计了相应的数据库表。最后对系统的研究情况、存在问题作出总结,通过本文研究和分析成果,为高职院校行政办公管理系统的建设提供一定建议和参考。