“晋煤集团办公自动化系统”简称为办公自动化系统，其英文简称为OA系统。本系统秉承“办公自动化”的理念，公文管理为“主”，公告、通知、公示为“辅”，形成协同多人、多部门、多组织协同办公，极大地提高组织响应速度，使企业的资源充分融合，吐故纳新，始终充满活力的新形象以适应多变的外部环境。我集团公司自2003年大力建设信息化办以来，办公自动化系统是其中最重要的一部分。办公自动化是采用互联网技术、通信技术和工作流技术，利用现代化计算机设备，采集大量信息并进行整理、分析、挖掘，最后进行智能处理，存储后便于集团内部员工查询统计、资源共享，大大提升了协同办公能力，提高了行政效率，并为我集团公司现代化、信息化管理提供辅助决策依据，这种方式极大地改变了传统而低效手工办公。办公自动化系统的使用，不仅改善了我集团公司的办公环境，也大大地提高了办公效率，规范了办公流程和审批环节，降低了办公成本，节约了企业资源。查询、统计和归档不再是繁重重复的、例行公事的操作，而是简单的鼠标轻轻一点，快速且高效。办公自动化提高了我集团公司的信息化管理水平，集团的现代化发展建设也离不开办公自动化的使用，因此，企业为提高现代化管理水平，大力发展办公自动化是其中的一个重要手段。该系统采用服务器集群的部署方式，采用Lotus Domino系统架构，Lotus DominoDesignor平台开发，后台采用文档型数据库，前台基于B/S结构开发，用户只需通过Internet Explorer（IE）6.0及以上版本登陆系统进行访问。该系统功能模块大体分为公文管理、行政办公、综合事务、个人办公、系统管理五个核心部分。其中公文管理包括收文管理和发文管理，行政办公包括会议预告和电子公告，综合事务包括项目管理，个人办公包括密码修改和个人信息，系统管理包括用户组织和部门设置，另外，由于实际工作需要，集成了第三方的电子签章系统的接口应用，提升了系统中文档的安全保密性和不可抵赖性。我集团公司试运行0A系统后，真正做到无纸化办公，仅办公经费一项，每年预计可节约管理费用近百万元。日常往来平行公文，上下行公文可通过以发送，既提高了传递速度，又节省了复印纸张。改变了以前以文档形式存档的方式，一律在网上进行电子存档，节省了经费，提高了使用效率，方便员工查询。在过去，为了提高合同审查的效率，往往一个合同同时复制一打，有些合同达到近100页，造成了极大的浪费，系统的实施后，你可以上传的合同网络版，实现审批高效流转，提高了办公效率、降低了办公费用实现了双赢[12]。