电子文件单套制管理的影响因素

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电子文件单套制管理是指对电子设备生成的文件仅以电子方式进行归档、管理、利用与保存而不再生成纸质档案的管理方式。随着政府自身改革的推进,尤其是“互联网+政务服务”发展,海量电子文件的有效收集、长期保存、便捷利用问题越来越突出。因此,传统档案管理的模式已经不能适应当前的新形势与新要求,机关单位迫切需要利用新的电子文件单套制管理模式来助力改革的发展。电子文件单套制管理在机关单位中的推进会存在各种影响因素。为研究影响推进电子文件单套制管理的主要因素以及电子文件单套制管理影响因素的重要程度,本文以政府创新扩散、电子文件风险管理等理论为依托,构建了电子文件单套制管理影响因素框架表。文章调查了 22位专家的意见,对各个影响因素重要程度做出了评估。针对“非常重要”的5个因素和“较为重要”的6个因素,本文采取文献研究的方式对目前的电子文件单套制管理发展情况进行实证调研。经过专家调研后发现,电子文件的法律地位、制度保障、一把手意愿、信息化水平、上级单位态度被认为是单套制管理中最重要的影响因素。专家对标准规范、一把手意愿、信息化水平、制度保障等的重要程度有极高的一致性看法,而对容错度、单位价值观、社会效益等则尚有争论。专家调查结果经分析后还发现,推行电子文件单套制管理影响因素的重要程度是自上而下、从管理向技术要素下降的。结合专家调研结果与国内实际情况后发现,目前浙江省电子文件单套制管理试点较为成功,已基本满足重要影响因素的要求。但在全国范围来看,电子文件单套制管理的环境尚不成熟,还需在法律规范、信息化基础设施建设、电子文件管理平台建设等方面进行部署。由于受到各种限制因素,本研究在指标体系建设以及影响因素重要程度评估上还不够全面,需要后续进一步的科学研究。本研究对电子文件单套制管理的普及与扩散有一定的现实启发意义,对机关单位推进电子文件管理的自查工作有一定的指导意义。在后续的研究中,研究者可以通过问卷、访谈、实地调研等方式更深入地了解电子文件单套制管理的影响因素及主要的障碍。
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